1 办公自动化(OA)系统运行(试行)管理办法 第一章 总 则 第一条 为加强集团办公自动化系统(以下简称OA系统)管理(互联网地址:;局域网地址:),实现公文无纸化传输、信息共享和交流,规范管理流程,提高办公效率和降低管理成本。保证其安全、高效运行,根据 OA系统实施要求,结合本单位实际,特制定本办法。 第二条 本办法适用于各公司、各部门。 第二章 管理机构 第三条 信息部负责系统的维护和管理,对系统实行统一部署,分级管理。其主要职责: (一)根据董事会的安排,办理OA系统使用单位的注册、名称、功能变更、撤销等手续; (二)定期提交 OA的运行报告,包括工作日志填写数量,工作流处理周期、处理件数延误等情况。 (三)制定电子文件与信息流转的具体工作规范和制度; (四)征询各使用单位的意见和建议,协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题; (五)培训各使用单位系统管理人员和使用人员; (六)做好其他相关工作。 第四条 人事部负责在 OA系统中为新入职员工建立账号、部门调整、离职操作等。 2 第三章 使用单位 第五条 使用单位为各公司、各部门。 第六条 各公司、各部门必须明确一名领导分管系统工作,负责监督该系统在本单位的运行。同时确定一名行政专员负责日常管理。行政专员的职责是: (一)负责本单位 OA系统的日常操作,包括查收电子邮件、提交物资购买申请、签呈等。 (二)负责对本单位内 OA系统办公用品模块的管理工作。 (三)负责本系统运行与信息部的衔接工作。 第四章 使用人员 第七条 OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度,按照工作权限,认真完成本人在系统中所承担的工作任务。 第八条 每个 OA系统使用人员的账号必须设置密码,第一次登录 OA后应首先在个人事务→控制面板→修改密码,对自己的密码进行修改,若密码丢失,应先出具书面申请经本单位分管领导签字,交由信息部备案后予以恢复初始密码。 第九条 在 OA系统的控制面板→个人资料里面,须对自己的个人信息进行添加,如联系方式、e-mail、生日日期等,以便同事之间联系时查找方便。 第十条 为保证各类电子文件及时收发,各员工至少每天上下午各登陆两次 OA系统,接收文件,处理待办事项。网上协同处理流程涉及到的工作人员,处理时间原则上不超过1个工作日。如因出差、请假等较长时间无法处理代办事项的,须通过“工作委托”功能指定授权的代办人进行相关操作。 ...