外贸部工作流程 第 1 页 共 9 页 6/2/2007 1 1. 交易的磋商：交易的磋商包含有询盘、报盘、还盘及接盘四个环节。在这四个环节中我们应该做到： 1）做客户档案(客户编号、客户编码、客户档案编号、客户基本信息, 处于供应链中的位置, 年采购能力, 销售区域等; 以及所询问产品的规格、质量要求、数量及我司是否能够生产)，记录并存档。 2）以统一的格式对外报价（见附件）。所有的报价单由各区业务员整理，经区域及部门经理确认后方可对外统一报价；特殊价格或特殊付款方式需得到总经理书面批准后，方可对外报价。 3）做询盘的回复时，原则上，在 24 小时内给予客户答复；特殊情况需要商量的，在24 小时内不能提供准确信息的，需向客户说明我们会在什么时间内给予回复。 4）在正式接盘之前，必须要明确货物的品名、型号、数量、交货期、起运港、到达港、包装要求、付款方式、质量要求及柜型等。 5）形式发票编号规则： （1）自营部分：公司代码（ZT）+年份的后两位数+ - +公司自营部分总订单数+客户代码+月份两位数+此客户今年的订单总数。如：ZT08-083HBG1104，其中 ZT 代表浙江中台工具有限公司，08 代表 2008 年，083 代表自营部分第83 票订单，客户代码为 HBG，11 代表 11 月份订购的，04 代表 HBG 今年订购的第四票订单。 （2）代理部分：代理公司代码（HW）+年份的后两位数+ - +公司代理部分总订单数+客户代码+月份两位数+此客户今年的订单总数。如：HW08-049MUR0906，其中 HW 代表台州海外责任有限公司（如有客户指定的代理公司则编指定，08 代表 2008 年，049 代表代理部分第49 票订单，客户代码为 MUR，09 代表 9 月份订购的，06 代表 MUR 今年订购的第六票订单。 2. 业务审核： 1） 业务员收到客人的订单后，填写信息订单记录或特殊合同评审表（见附件）。 2） 对信息订单记录或评审表上的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。 3） 合同审批需附上客人的订单的COPY 件及客人对产品的详细要求。 4） 对产品的品名、型号、规格、数量、价格、金额、装箱尺寸、毛净重、交货期、产品的颜色要求、相关零部件要求、客户的特殊要求及付款方式进行审核，并在《合同评审一览表》台帐中给予记录。由业务员签字后交由部门负责人审批，并交至财务审批。 5） 常规产品交货期：30~45 天，如采用信用证的交货期延长至 60 天； 特殊产品或不常规或不经常做的产品的交期：...
