文件名接待物资管理制度部门总裁办类型普通编号16010120101 编制审核批准备注发公司所有人员学习为了进一步加强公司 接待物资管理，健全 物资 采购流程，监督和控制不必要的开支，保证 物资 采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。一、 管理范围： 本制度所称接待物资指经公司批准，由总裁办 直接批量购置或定制的专门用于对外公关工作或业务交往，以公司名义向有关单位、 个人馈赠的纪念物品 （其他部门因工作需要定制和赠送的纪念物品不含在内）、过节物资、 招待用香烟、酒水、茶叶以及董事会需要采买的其他物品 等。二、 管理职责：2.1 组织实施本制度的责任部门是总裁办。2.2 总裁办设置专职仓库保管员， 其职能是对所采购的物资验收入库、领用发放实施监督和管理。三、 采购原则3.1 根据公司的实际情况， 结合所采购的物资用途和范围， 本制度适用范围内的采购业务统一由总裁办负责具体办理， 其他部门或人员不得自行采购。 所有采购事务由总裁办主任统一协调、安排。3.2 总裁办在购置、定制物资时应当遵循“货比三家，质优价廉”的原则，采购 申请＜5000 元，必需寻找 三家以上 供货方比价择优选择，以最大限度地提高资金的使用效率。3.3 急用、小金额 突发性 采购可以 通过“钉钉”管理系统申请 后先行购买，购回物品经总裁办 验收后再到财务部报销。3.4 采购物资原则上一律要求供应商提供发票，特殊情况下无法提供发票者与财务人员沟通后遵循财务管理制度处理。四、 采购程序4.1 公司所有采购均须按以下流程完成：收集信息（申请）、询价、比价、议价、评估、索样、决定、定购、催交、收货检验、入库、整理付款。4.3 每月 25 日，物资保管专员根据库存情况，依据公司接待需求及时补充库存。4.4 物资采购坚持谁需要谁申报的原则，于每月 25 日申报下月物资计划， 每月 10 日申报当月补充计划， 临时性采购 每月不得超过 两次 。4.5 采购申请人根据实际需要，确定一种或几种物资，到总裁办领取“采购申请单”并按照规定格式认真填写， 采购申请单填写保证清晰可阅读，内容完整。 并逐级递交公司领导审核批准后， 由总裁办指派人员进行实际采购。填写不规范， 导致无法确认请购物资须知信息的，总裁办有权拒绝采购。4.6 总裁办在接收申购单时应遵循无计划不采购；需求原因不清晰不采购； 通知 物资保管专员 核查申购物资是否有存库，已超储的物资不采购。4.7 总裁办 指派专...
