集团总部会议室管理制度

编号： RX-XZ-06 版号： A/1 集团总部会议室管理制度编制于瑜日期2011 年 9 月 25 日审核张姝日期2011 年 9 月 29 日批准张玉辉日期2011 年 9 月 29 日修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人会议室申请及使用管理流程图申请阶段采购及布置阶段使用阶段会议完毕后续工作<总裁办 ><相关领导 ><支持文件<申请部门 >申请审批申请人填写《会议室申请表》采购会议室所需物品审批布置会议室确定是否满足要求开始使用告知总裁办相关人员确认会议完毕检查会议室是否有设施损坏将使用设施整理归位要求见《会议室物品损坏赔偿表》申请部门照价赔偿已损坏物品要求见《会议室物品设施价格单》申请人填写《会议室物品采购单》 YNYNYNYYN1. 目的为规范公司会议召集，组织及议事程序。提高会议组织效率及会议质量，整合会务资源，特制订本制度。2. 适用范围适用于集团公司各职能部门、各子分公司所有在集团总部召开的会议会务相关工作事项。3. 会议类别3.1 内部会议：指集团内部组织的会议。包括董事会、总裁办公会、年度计划总结工作会议、年中计划总结工作会议、季度、月度业务及工作分析会议、部门日常会议、部门周例会、各种培训会议等。3.2 外部会议：指集团对外按洽的会议。4. 职责4.1 总裁办 - 行政部：负责重要的内部会议组织，接洽；负责布置协调；安排会务及善后工作。4.2 总裁办 - 信息部：负责会议室电脑、投影仪、录音笔等电子设备的准备及调试工作。4.3 各职能部门（会务需求部门）：负责办理会务需求手续，会议室的安全使用。5. 会议纪律5.1 与会人员必须按会议预订时间准时到会、签到、无特殊情况不得迟到、早退或缺席，会议中有急事需要离开会场应向相关负责人请假说明情况。5.2 会议中不得抽烟。5.3 会议期间应将手机调整为静音或振动，如遇紧急事情应该到会场外接听电话，不得影响他人及会场秩序。5.4 会议内容涉及保密事项的，参会人员必须严格遵守保密纪律。如有违反追究其法律责任。5.5 多功能会议室南、北两厅同时使用时，需告知申请部门不能使用扩音设备。5.5 总裁办需协助管理及配合会议进行工作6. 会议室申请布置及使用流程6.1 总裁办行政部根据会议室使用人数分配会议室，如下：6.1.1与会人数在10 人以下的用13 楼小会议室6.1.2与会人数在10-24 人的用多功能会议室北厅6.1.3与会人数在24-36 人的用多功能会议室南厅；6.1.4与会人数在36 人以上的用多功能会议大厅；6.1.514...