信息化条件下档案收集工作的机遇与挑战 一、前言 产品档案就是企业在产品研发、设计、工艺、生产、安装调试以及更新改造过程中产生、积累的，并向企业档案部门归档保存的原始记录材料。产品档案是企业档案中特有的一个门类，是企业中最重要、需要投入精力最多的档案门类，产品档案管理工作是企业档案部门的重要任务。 产品档案文件材料的收集归档是产品档案管理工作的首要环节，也是最重要的环节之一。多年来，集团公司在产品档案管理业务中形成了规范、明确、高效的管理机制，积累了丰富的管理经验，使我公司的产品档案成为数量最多、管理最规范、利用最广泛的一个门类。 进入新世纪以后，特别是随着档案信息化建设进程的不断加快，我们的产品档案管理工作特别是归档文件材料的接收工作面临着许多新的挑战，产生了许多新的问题，需要我们去调查研究，提出新的对策措施。 笔者自从进入档案行业起，就一直从事产品档案管理工作，至今已经有 26 年的工作经历。根据自己多年在产品档案管理工作中积累的经验和教训，在对信息化条件下产品档案接收工作面临的挑战进行广泛调查研究、深入分析思考的基础上，提出了解决问题的对策措施。 二、信息化条件下产品档案接收工作面临的挑战 在我公司传统的产品档案管理工作中，将产品档案归档文件材料分为三个部分。在产品研发过程中形成的归档文件材料称为前期文件，由从事新产品研究、开发及市场营销的部门负责，在产品设计定型后移交归档；在产品设计、工艺和生产制造中形成的归档文件材料是产品档案的主体，由设计、工艺和质量管理部门在文件设计完工后及时移交归档；在产品安装调试、使用过程和更新改造过程中形成的归档文件材料称为后期文件，由安装服务部门在产品投入使用或改造完成后三个月内移交归档。直到企业信息化广泛推行之前，我公司的产品档案接收工作一直都是按照这样的规范实施的。 上世纪 90 年代末期，我公司全面推广 cad 技术，产品设计、工艺图纸资料全部采用 cad 方式制作，电子版本的使用范围越来越宽。由于各种原因，图纸资料的运行与产品档案文件材料的归档仍继续采用纸质版本方式进行。但是，随着企业信息化建设的快速推进，特别是企业 oa 办公自动化系统投入运行，“无纸化办公”理念的逐步推广，产品档案的管理特别是接收工作面临着前所未有的新挑战。特别是产品档案前期文件、后期文件的接收归档工作受到了根本性的冲击。概括地讲，产品档案的接收归档工作主要在...
