会务管理常用表格 为实现对公司各类会议进行有序的组织于管理，确保会议召开的质量和效率，特制定本细则。 一、会前准备 编号 事项 负责人 (部门) 审核 审批 细则及节点 HQ1 会议计划申报 发起部门 部门经理 常务副总经理 1.发起部门填写《会议计划申请表》； 2.确定会议主题、会议目标和应达成的结果、人员、时间及地点要求等 3.如有需要，可召开专门会议 4.需提前 20 天申请 HQ2 会议场所的选定 行政部 部门经理 常务副总经理 1.会前 10 个工作日确定 2.了解场地情况(外部环境、内部设施、住宿、娱乐、餐饮等) 3.费用比较 HQ3 确定会议议程 发起部门 部门经理 常务副总经理 1.发起部门填写《会议议程安排表》 2.需提前 8 个工作日提交行政部 HQ4 发会议通知 行政部 部门经理 常务副总经理 1.应注明会议的时间，地点，主持人，议程，会议的注意事项（包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求，请假的要求，会议的纪律等）及路线图 2.需提前 7 个工作日公布 HQ5 申报会议预算 行政部 常务副总经理 总经理 1.依据会议的长短及要求确认，费用明细包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，相关费用，不可预见费等，填写《会议费用预算表》。 2.需提前 4 个工作日完成 HQ6 参会人员确认 行政部 部门经理 常务副总经理 1.会同发起部门确认人员有无变动 2.确认住宿、交通、娱乐情况 3.会前 3 个工作日完成 HQ7 预定 行政部 部门经理 1.根据征询结果，预定会议室、房间、餐饮、娱乐 2.会前 3 个工作日完成 HQ8 设备准备 行政部 部门经理 详见《设备准备清单》 HQ9 车辆安排 行政部 部门经理 1.根据人数确定车辆，要求是正规出租公司，并有备用方案。 2. 根据会议人员情况，确定路线 3. 至少配两台小车服务领导，一台小车为会务组用车 HQ10 发会务通知 行政部 常务副总经理 总经理 1. 在所发会议通知的基础上，结合已确定的参会及预定情况，公布所有安排。应包括时间、地点、主持人、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图 2.会前 3 天发给与会者 HQ11 欢迎牌、横幅、PPT制作 行政部 部门经理 1.根据实际情况制作 2. PPT为议程应包括会议时间，内容，汇报人。 3.会前 1 天完成 HQ12 会议文件准备 行政部 部门经理 常务副总经理 1.会同发起部...
