会议流程及服务安排细节

会议流程及服务安排 一、会前准备 1、办公室人员收到会议通知，首先需问清楚会议服务要求，然后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。 2、确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。 3、草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。 4、合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点： （一）仪容仪表 （1） 着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。 （2） 接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻 。要求化 淡 妆 ，不浓 妆 艳 抹 ，不佩 戴 首饰 。 （3） 坐 站 姿 势 规范 端 庄 ，不翘 腿 。 （二 ）语 言 （1） 语 调温 和 亲 切 ，音 量 适中，普 通话 规范 。 （2） 语言文明礼貌，适时运用“您好”、“您请用”、“请”、 “谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。 （3） 对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不 大声喧哗。 （三）态度 （1） 敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。 （2） 微笑服务，态度诚恳、热情、周到。 （3） 工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。 （4） 解释问题有礼有节。 （四）纪律 （1） 会议服务前不吃异味食品。 （2） 不在会议期间使用电话。 （3） 服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。 （4） 严格遵守职业道德。 5、办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。 6、重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档 需 要统 一规 范 ，并测 试 投 影 仪 等电子设 备 是 否 能 正常 使用。 7、会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。 8、参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分别注明单位名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。纸张裁剪规格为8.5*15.11cm,并使用两面...