黑龙江永安集团有限公司电子邮件收发管理规定第一章 总则第一条 为了法律规范员工公务用电子邮件收发和使用,特制定本规定。 第二条 本规定适用于公司所有对内对外的公务电子邮件的收发。 第二章 公司电子邮箱的使用第三条 行政人事部必须在员工入职三天内,向员工分配企业邮箱的个人用户名和密码。 第四条 员工必须妥善保管好公司电子邮箱地址及密码,防止盗用。第五条 员工必须每日至少查看一次电子邮箱，以便及时接收邮件第六条 员工的对外往来的公务邮件，原则上必须使用公司统一后缀的邮箱，以提升企业形象. 第七条 电子信件格式要求1、 发送邮件时，一定要写主题，标明 1）、公司、部门名称；2）、文件标题。2、 文件资料发送邮件时,一般情况下需要将文字直接打在电子邮箱正文处；如加载附件时，将 word 文本格式转换成图片格式.特别情况下如不能，可发送 word 文本格式，但需要限制编辑权限。3、 电子邮件正文处不使用任何信纸。（1） 称 谓:包含“先生、小姐、部长”等敬称；（2） 问候语：如“您好!"、“早上好”；（3） 需告知邮件的内容描述,描述应简洁明了；（4） 告知邮件中的附件个数；（5） 结束语:如“商祺"、“非常感谢”等，如需回复，应写明：“候复”、“请立即回复"等内容；（6） 签名处,可按如下样板设定：------—-—————-—-—--—-——-————----—-—-—xxxx 部（部门名）xxx（员工姓名）xxxxxxxxxxxxx有限公司地址：电话（Tel）：0454—88xxxxx传真（Fax）：0454—88xxxxx-—-—-—————————-—--——————-—-—---—-——-—（7）需要上传附件时,一般情况下不要传递压缩包，一封邮件最多一次性上传六份资料,附件文件发送时必须控制文件大小,或分批次发送。邮件容量大小控制在 7M 以内。 4、发送邮件后，须及时电话或短信通知。第三章 公司文件的收发第八条 公司内部书面沟通提倡以电子邮件形式发放，并保留发放记录。第九条 以下公司文件的电子版必须与书面版本同时通过企业网内部邮箱向相关人员发送，公司文件电子版必须为 PDF 格式或图片格式：(1） 公司发文单，包括部门通知等；（2） 会议纪要（3） 各类报告、工作计划、工作总结等（4) 企业内刊或简报（5） 员工通讯录（6) 工程技术普及性知识文档（7） 各类各项合同、协议（8） 其他需要发送电子版本的文件第十条 以上文件的邮件发送必须遵守公司文件保密规定的保密等级及发放范围。第十一条 公...
