行政文秘岗位说明书第一部分 岗位规格说明一、基本资料：岗位名称行政文秘岗位评价基层岗定员标准1 人直级上级行政部主管部门主管分析日期2007 年 12 月 20 日二、岗位职责：（一）概述：在行政部经理的领导下,全权负责办公室日常事务管理,包括办公室内卫生环境的维护,办公用品的采购、来客接待及引见、总机电话接听及转接等。（二)工作职责及要求（见表 1)：工作职责工作要求一、公司总机来电接听，准确及时传达电话记录;准确运用礼貌用语，及时传达给相关人员，如相关人员不在位置上,委婉告诉来电人。并让来电人留下联系方式及姓名，如是客户来电,应马上打电话告知相关人员，请其马上给客户回电。二、维持前台纪律、办公室环境及卫生;1、每天早上提前 10 分到达办公室。2、打开空调、窗户通风。3、整理总经理办公室，把桌椅摆放整理、，备好茶水。4、每天下班前把自己的办公桌一次,关闭好门窗、电源等.三、公司来访客人前台接待、登记，来访宾客接待引领,展现公司良好形象；1、笑脸相迎，茶水相待.2、询问来宾情况，来访目的，有无预约及身份情况等。3、索要名片。4、及时告知相关人员。5、按同事的意见引见，接待（按情况给予续茶水）。四、公司员工出差车票、机票、酒店的预定工作了解具体的往返时间及人数，假如在几天内的往返应向订处票咨询是否可以订往返票，因为往返票有优惠；假如是订酒店，则除应了解人数后，还应了解入往人的关系,以便进行房间的分配.平常，应多收集关于订票及酒店的信息，多进行价格筛选和质量比较。五、做好签收、准确分送邮件和信函，报刊的收发、整理工作；收：收后到应立即转到当事人手上，严格执行签收制度；发：早上的邮件必须于当天中午 12 点前发出去，下午的邮件必须于当天下午前发出去。每天早上上班前，至大厦一楼公司邮箱交当天报纸取出，整理挂在前台报架上。六、监督考勤，每月底最后一天向主管提交本月考勤记录1、新员工到岗，及时开考勤卡;2、监督每日的打卡情况和员工外出登记情况，对于没有登记,而又不在位置上的员工，应致电了解原因，回来后让其在登记表上补签。对于有代打卡的，应立即予以制止。七、办公用品的采购按计划采购，并严格按见单采购的原则，需采购的物品必须由相关单位出示物品采购申请单。收到申请单后，认真询问用品的规格、型号，确保采购的物品适用.物品采购费用采月结。平常,应多收集关于文具批发商的信息资料，多进行价格筛选和质量比较.八、协助部门进行文字录入...
