第 26 招 如何当好会议秘书假如公司要召开事务会议或专题讨论会议，而你被邀请作会议秘书的话，不要皱眉，这可是一次让你露脸的好机会，并非是一件令人苦恼的事。那么，怎样才能轻松地当一个会议秘书呢？作个会议计划，弄清谁是谁，谁坐哪儿。一般情况下，没有人会在发言时逐字逐句地念发言稿（假如确实有人那样做的话，你可以用录音机录下来，随后再把它整理成文字），但是大家还是希望你能把他们作出的决定很好地记下来，同时，每个人也都希望你能很好地记下他们的见解。要把自己当做会议主席的工作伙伴。所以，要干好这份工作，你首先得 是一个良好的记录员，其次对会议过程要态度客观冷静。 会 议 通 知 公司： 委托人： 起草人： 时间： 审核人： 时间： 会议目的： 时间： 与会人员： 会议类型（含电话会议）： 会议记录/议项： 议项 提议人： 时间： 会议计划实例一则 承蒙 Touche Ross 公司允许使用，作者在此深表感谢。 提示 “用不同颜色作记录，且前后保持一致——我们用粉红色笔来记录时间，绿色笔记录议程，桔黄色笔记录需要引起注意的事。另外，每次会议都准备好委员会手册或协约参考材料，也会很有用。” ——苏扎恩·戴维森（Suzanne Davison），行政官员第 27 招 如何主持好会议在有些公司里，你永远都不可能用电话找到你要找的人。他们不是在开会，就是有事缠身。 经理们最典型的一天中，有 70%的时间花在会议上，而其中有 1/3 的会议很有可能是无关紧要的。不管会议听起来有多么可怕，大多数无非是那些老套套，可以休身养性，就像外表花哨而无实质内容的劣等食物一样。所以，既然我们每个人都希望会议变得理想有效率，那 么我们为什么不在此作一番讨论呢？通往理想会议的一个途径是你自己来主持会议。假如你很少主持会议或者曾有不良习惯的话，不妨考虑以下几个如何主持会议的要点： 1. 这个会议是否非开不可？用一个备忘录或一个告示是否就可以收到同样效果？“周一晨会”假如没有什么东西需要讨论，就坚决取消； 2. 将与会人员限制到 8 人以下。删掉不发言只旁听的人。那些只是因为必须列席而坐在那里的人，就像上课淘气捣蛋的孩子一样，只会扰乱会议或分散大家的注意力； 3. 会议主题鲜亮。并就此主题与所有与会人员充分交谈； 4. 约定会议开始与结束时间。假如为在某项重要议题上达成决议而需要补时的话，要和所有与会人...
