北京首信股份有限公司档案 管理文书归档工作程序工作程序 工作内容工作标准 总 裁 办 公 室 各 业 务 部 门平常归卷准备1、熟悉公司的机构设置及职能、归档文件的范围
2、购置必要的装具
3、拟制当年归卷类目表
根据本部门的业务情况及上年形成文件情况，准备好本部门平常归卷的类目卷夹
平常归卷1、 将审批完的呈批件及时退各部门文件管理员
2、 将以股份公司名义的发文分类归入卷盒
1、 文件管理员将本部门的各类文件分类归入相应的类目卷盒
2、 合同、协议签完一周内向总裁办归档
3、 指导本部门做好账外文件的平常归卷文件材料的整理1、 按公司档案分类原则和整理方法，对平常归卷的文件进行检查和调整
2、 剔除不需归档的文件和重份文件
3、 排列卷内文件，对卷内文件太多的卷，进行适当分卷(每卷在 150 页以内)
4、 按卷内文件排列顺序编写件号和每件的页号
5、、拆除文件上的金属物
6、对无装订线的窄边文件进行加宽
7、修复破损文件
8、取齐文件右侧和下沿，按单份文件进行装订
填写目录和备考表装盒1、计算机打印卷内目录
2、填写备考表（填写方“”法参见 案卷质量要求 ）
3、将整理好的案卷装盒
每年一月份完成当年文件材料归卷的准备工作，类目齐全
1、 归卷准确及时
2、 每季有检查
3、 发文正件与底稿齐全
调整后的案卷符合质量要求(详见质量标准)
1、字迹清楚、准确无误
2、卷内目录、备考表各栏填写齐全
3、卷内目录与文件相符无误
填写案卷封皮1、 按规定逐项填写封面栏目
2、填写卷内文件的案卷号、目录号
封面各栏及卷内文件的案卷号、目录号填写准确无误、无漏
移交归档1、填写移交清单一式两份，向总裁办移交
2．双方履行签字手续，各保存一份
按时移交，清点无误，手续完备
拟写案卷题名根据卷内文件内容拟写案卷题名，题名包括文件的制发机关、主题内容、文种
标题结构完整，概括全面、简明
