北京首信股份有限公司档案 管理文书归档工作程序工作程序 工作内容工作标准 总 裁 办 公 室 各 业 务 部 门平常归卷准备1、熟悉公司的机构设置及职能、归档文件的范围。2、购置必要的装具。3、拟制当年归卷类目表。根据本部门的业务情况及上年形成文件情况，准备好本部门平常归卷的类目卷夹。平常归卷1、 将审批完的呈批件及时退各部门文件管理员。2、 将以股份公司名义的发文分类归入卷盒。1、 文件管理员将本部门的各类文件分类归入相应的类目卷盒。2、 合同、协议签完一周内向总裁办归档。3、 指导本部门做好账外文件的平常归卷文件材料的整理1、 按公司档案分类原则和整理方法，对平常归卷的文件进行检查和调整。2、 剔除不需归档的文件和重份文件。3、 排列卷内文件，对卷内文件太多的卷，进行适当分卷(每卷在 150 页以内)。4、 按卷内文件排列顺序编写件号和每件的页号。5、、拆除文件上的金属物。6、对无装订线的窄边文件进行加宽。7、修复破损文件。8、取齐文件右侧和下沿，按单份文件进行装订。填写目录和备考表装盒1、计算机打印卷内目录。2、填写备考表（填写方“”法参见 案卷质量要求 ）。3、将整理好的案卷装盒。每年一月份完成当年文件材料归卷的准备工作，类目齐全。1、 归卷准确及时。2、 每季有检查。3、 发文正件与底稿齐全。调整后的案卷符合质量要求(详见质量标准)。1、字迹清楚、准确无误。2、卷内目录、备考表各栏填写齐全。3、卷内目录与文件相符无误。填写案卷封皮1、 按规定逐项填写封面栏目。2、填写卷内文件的案卷号、目录号。封面各栏及卷内文件的案卷号、目录号填写准确无误、无漏。移交归档1、填写移交清单一式两份，向总裁办移交。2．双方履行签字手续，各保存一份。按时移交，清点无误，手续完备。拟写案卷题名根据卷内文件内容拟写案卷题名，题名包括文件的制发机关、主题内容、文种。标题结构完整，概括全面、简明扼要，能充分揭示卷内文件的主题内容，便于查阅。附件二 关于归档案卷的质量要求 总的质量要求: 遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值, 便于保管和利用。具体应做到以下几点: 一、 归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料, 均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数, 均应齐全完整。 二、 遵循文件的形成规律和特点, 层次分明。在归档的文材料中,应当将每份文件的正件...
