高职学校档案管理中电子档案应用 ［摘要］随着科学技术的进步，网络信息化渐趋成熟，电子档案在高职学校的应用也更加普遍。在信息管理方面电子档案凭借便捷、高效的优势，帮助高职院校实现了全面化、法律规范化管理。本文从高职学校档案管理中电子档案的应用现状出发，对电子档案的应用管理进行探讨讨论。 ［关键词］高职学校；电子档案管理；应用管理 进入 21 世纪以来，我国全面进入信息化时代，作为一种新型的管理工具，电子档案以其独特的优势广泛应用于日常管理和办公，在企业、学校等领域中应用普遍。与传统纸质档案管理模式相比，电子档案更易于保存和查阅，不仅节约了档案管理成本，而且极大地提高了工作效率。对于高职院校来说，选择电子档案对广阔学生的信息进行管理，不仅便于档案管理人员进行学籍的整理、奖学金的评定等日常工作，减轻了工作人员的工作压力，而且大大节约了档案录入、阅读、查找的时间，在需要时能够快速完成档案查询工作，确保整个学校的运行井然有序。因此，在高职学校实施电子档案管理十分必要。 1 高职院校档案管理中电子档案的应用优势 1.1 提高效率，资源配置合理化 与传统纸质档案相比，电子档案具有方便、快捷、高效的优势。对于高职学校来说，校内学生多达数万名，同时还包括众多老师及职工，假如采纳纸质档案的管理方法，不仅占据较大的空间进行档案安放和储存，耗费大量的人力完成档案整理工作，而且易出现查找不方便和档案丢失的情况。电子档案则完全解决了这一弊端，充分保证了学生及教职工档案的完整性并且更利于保存，当有查找档案的需要时，可以使用电子设备快速进行查找，从而有效提升了办公效率。同时，与传统纸质档案不同，电子档案充分借助了网络的力量，在电脑上即可查询，不受时间和地点的限制，有效节约了时间和空间，具有很大的灵活性，而且仅需要部分工作人员即可完成管理工作，不需要动用大量的人力进行重复的信息录入和枯燥的查阅工作，避开出现消极懈怠的工作情绪从而影响工作效率。一方面，采纳电子档案管理减少了这方面的人员投入，使得人才资源重新分配，各型人才在高职院校其他部门发挥自身作用，使高职学校的资源配置趋于合理，避开出现岗位分布不均的情况。另一方面，有利于高职学校各部门获得均衡进展，共同推动整体进步。 1.2 降低强度，院校管理高效化 采纳电子档案的管理模式，对高职院校的学生和职工的信息进行统一整理，能够实现资源共享，学生与学生之间可以进...
