WZ05 采购合同管理工作程序

WZ05 采购合同管理工作程序1. 合同的拟订、签署、分发与保管1.1评标报告或议标报告经批准后，由采购主管根据招标文件和需供双方往来函件拟订采购合同，经经理审阅后由采购主管传送至相关部门评审。1.2文员负责制作装订合同文件，采购主管负责传送双方签署。签署顺序原则上应由对方先签署。对方签署后，采购主管应核对合同文件有无改动，签署是否具备效力，确认无误后再由我方主管领导签署。1.3公司应当保存采购合同正本一份，副本两份。正本交财务部存档，副本一份交项目发展部，另一份由物资管理部保管使用。分发合同时应由文员填写《采购合同分发登记表》。2. 付款2.1合同关系确立后或合同签署后方可办理付款手续。2.2采购主管负责填制《物资采购付款证书》，按照审批顺序传送各部门及公司领导审批签署。2.3《物资采购付款证书》应附下列文件或凭据：2.3.1支付定金或预付款的，附中标通知书或合同中付款条件所在页。2.3.2物资到达前需支付货款的，附供应商付款申请书及物资管理部审核意见。2.3.3物资到达后支付货款的，附物资验收凭据。另按合同条件扣回全部或部分定金或预付款。2.3.4质量保证期届满后支付质量保证金的，附供应商付款申请书及物业管理部门和/或物资管理部审核意见。2.3.5原合同范围以外增购物资付款的，附增购协议或补充协议之主要内容。2.4《物资采购付款证书》审批完成后，由文员另复印三份，物资管理部存一份复印件，原件及另两份复印件交财务部按合同规定的付款期限办理支付手续。3. 货期及物资采办管理3.1合同签署后至物资到达前，采购主管应视具体情况每隔一定时间了解一次物资生产及采办进展，发现异常时应及时与对方交涉。3.2如有需要，采购主管应组织项目发展部、设计管理部和工程技术部（视物资种类而定）赴供应商或其经销的物资工厂核查生产进度和加工质量，供应商为经销商的应核查其物资订购方面的文件，供应商代理进口物资的，核查其物资订购凭证、加工委托书、运输、提单、进关、存贮等文件。3.3合同规定中间验货作为付款条件的，采购主管验货后，应出具证明文件，并作为《物资采购付款证书》的附件。4. 合同履行与变更4.1涉及合同履行中的一般事项，供应商来函由经理审核认可；致供应商函件由经理签发。往来函件存档作为合同履行的补充文件。4.2涉及合同一般性条款变更的，由经理与采购主管讨论决定；涉及产品替代的，应经设计管理部审批，超越部门审批权限的，由部门上报主管领导审批。4.3不论供需双方中何...