第四讲 如何完成您的工作 一、 接受命令的三个步骤 步骤 1 主管呼叫您的名字时 步骤 2 记下主管交办事项的重点 步骤 3 理解命令的内容和含义步骤 1 主管呼叫您的名字时 注意点 1 用有朝气的声音立刻回答。 注意点 2 不要闷声不响地走向主管。 注意点 3 不要用“做什么”“什么事”等同辈的用语回答。 注意点 4 带着您的记事本，以便随时记下主管的指示。步骤 2 记下主管交办事项的重点 1 具有核对的功能，当主管指示完后，您可参考您的记录重复指示的重点，以核对您听到的和主管有无差距。 2 日后工作进行中，可根据备忘录检查您的工作状况是否正确。 3 可避免日后如“有没有交待”“有没有听到”之类的纠纷。步骤 3 理解命令的内容和含义 注意点 1 不清楚的地方，询问清楚为止。这一步叫——确认。 注意点 2 尽量以具体化方式，向主管确认命令的内容。这一步叫——检验理解。 注意点 3 要让主管把话说完后，再提出意见或疑问。科学的记录方法—— 6W3H WHAT—— 指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态 WHEN—— 指全部工作完成的时间及各步骤完成的时间 WHERE—— 泛指各项活动发生的场所 WHO—— 指与命令有关联的对象 WHY—— 指理由、目的、根据 WHICH—— 根据前面 5 个 W ，做出各种备选方案 HOW—— 指方法、手段，也就是如何做 HOW MANY—— 指需要多大、多少，以计量的方式让事情更具体化 HOW MUCH—— 指预算、费用 解决问题的九个步骤 期望目标 实际情况 差距 所谓“问题”是指“期望目标”与“实际情况”间的差距 步骤 1—— 界定问题。 首先要找出真正的问题及原因。在决策之前须诊断，清楚界定问题是否存在。 问题的原因何在，不应只注重应付问题的表面症状，而忽略了问题的真正所在。 步骤 2—— 分析问题并搜集有关资料。 掌握到问题的真正所在后，便可着手搜集资料，妥善地分析，整理数据。 这里给大家介绍一种科学的分析工具：因果图（或叫鱼骨图、石川图） 因果图使用步骤 1 ：集合有关人员。 2 ：挂一张大白纸，准备 2~3 支色笔。 3 ：由集合的人员就影响问题的要因发言，发言内容记入图上，中途不可批评或质问。 4 ：时间大约 1 小时，搜集 20~30 个原因则可结束。 5 ：就所搜集的原因，何者影响最大，再由大家轮流发...
