人事档案管理制度目 的: 将人事档案管理工作制度化，法律规范化；维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏；便于相关人事档案材料的借阅和使用。责任人：人力资源部、相关部门负责人。范 围：适用于集团各中心及各事业部。内 容：1．员工人事档案分为以下四大类：1.1 入职档案1.1.1 个人简历、面试人员登记表、入职登记表、身份证、户口本、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、离职证明、各类资格证书复印件等个人入职基本信息资料；1.1.2 劳动合同、保密及知识产权归属协议及竞业限制协议等。1.1.3 应届毕业生需提供三方协议；1.1.4 实习生需签订实习协议。1.2 职位档案1.2.1 上岗证、任命书；1.2.2 职位变动审批表。1.3 薪酬考核档案1.3.1 员工试用期评估表、员工试用期工作总结；1.3.2 调薪沟通信。1.4 其他档案1.4.1 各类奖励、处罚记录;1.4.2 离职审批表、员工离职交接单、解除劳动合同证明等其他补充协议。2．人事档案的归档2.1 查阅2.1.1 相关权限人员可以到人力资源部进行查看，无关人员不得要求档案查阅。人力资源部要做好查阅的资格审查及登记工作。2.2 借出使用2.2.1 相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采纳的方式。2.2.2 借阅人必须履行严格的借阅手续，借出时间不能超过一周，经人力资源部经理核准后，需要在 《借阅登记表》上进行登记，逾期未归还者，需办延长借阅手续，并到期归还。2.3 出具证明材料的手续2.3.1 由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由；2.3.2 人事档案部门根据有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；2.3.3 证明材料由人事档案部门有关领导批阅，加盖公章，然后登记、发出。3．人事档案保密规定及保存期限3.1 人力资源部负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。3.2 公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起 3年后方可销毁。本制度自发布之日起开始执行。相关记录《劳动合同》《竞业限制协议》《保密及知识产权归属协议》《学生实习协议书》《面试人员登记表》《员工试用期转正评估表》《入职登记表》《调薪沟通信》《职位变动审批表》《解除劳动合同证明》《员工离职审批表》《员工离职交接清单》
