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内部订单预算创建流程分析

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内部订单预算创建流程1. 流程说明此流程描述对专项费用、资本化支出在 SAP 系统中建立内部订单预算额度,以达当实际开支或将要发生费用(如采购请求)时由系统协助进行预算控制。具体预算控管项目及该项目对应之内部订单类型如下表:控管分类控管项目内部订单类型内部订单编号范围专项费用广告费用——户外看板AD01100000000-199999999(在此范围内由系统自动给定内部订单编号)广告费用——型录AD02广告费用——电视广播网络AD03广告费用——报刊杂志黄页AD04广告费用——赠品AD05教育训练费ET01研发费用RD01资本化费用资本化费用CA01其他专项费用其他专项费用Z999内部订单类型划分定义及编码规则详见附件一。在系统内,对预算的控制共有三种情形实施预警:1) 当开支(含将要开支)达 90%时,系统自动提示警告画面,该画面提示给实际作业部门之操作人员,以引起注意;2) 当开支(含将要开支)达 95%时,系统除自动提示警告信息画面外,另 E-Mail 给财务预算计划人员,以引起重视(财务预算计划人员必须于后台设定,如未设定,则系统视同第三种方式提示不能报支画面);3) 当开支(含将要开支)达 100%时,系统自动提示不能报支信息,此时,作业部门及时知会相关部门,提醒其追加预算。相关部门如须使用专项预算或资本化支出时,须填列“内部订单维护申请表”(格式见附件一),转财务审核后方可于系统创建。实务中,家具公司使用内部订单均为统计性质。注意事项:1) 当预算为资本化支出时,一定要在摘要内写明数量、品名或型号,以便于相关人员于系统内检核;2) 专项费用或资本化费用先行预付时,内部订单预算无法从预付定金这一源头进行控制,但若与采购请求同步于系统作业时,系统将以采购请求金额作为预算控制之源头,此时预付之定金将在该采购订单上反映。3) 若无采购请求,而直接创建采购订单,则系统将以采购订单作为预算控制之源头。4) 对于预算的预警控制,在 SAP 系统中以预算数为基准,而不是以计划数为基准,但其报表比较时,以计划与实际作比较,不是以预算与实际作比较。因此,在输入预算时须同步输入计划数,且计划数必须细化至成本要素,否则计划与实际将无法比较。5) 平时,财务计划人员应多跟踪内部订单使用状况,并将未关闭之内部订单进行专案管理,一旦内部订单使用完毕,财务计划人员及时于系统内关闭。6) 每年重复性内部订单(如教育训练费用),建议创建一个内部订单号即可,以方便年度比较。2....

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