会议服务的风险控制措施VIP免费

第1页——投标文件目录1.会议服务的风险控制措施...................................................................................21.1.会前准备中突发事件的紧急处理............................................................21.2.会中服务突发事件的紧急处理................................................................51.3.会后服务中突发事件的紧急处理............................................................9投标人：第2页——投标文件1.会议服务的风险控制措施一次成功的会议需要周密的策划和精心的准备以及优质的服务。但是，无论我们多么精心的为会议做前期策划和准备工作，意外还是很有可能会发生。这就要求会议服务者有详细的应对风险控制的措施。我们从会前准备、会中服务、会后服务这几个方面来进行风险的控制措施。1.1.会前准备中突发事件的紧急处理（1）临时加会酒店会议服务中会遇到会前30分钟或1小时内忽然接到加会通知，而会议室未进行准备，这时会务服务人员应保持冷静的头脑，做到以下几点：1)开窗透气，使会议室空气清新，检查会议室卫生是否合格。2)及时做好会前准备，以最快速度完成。3)查看客人对有关会议设备的要求如投影、麦克是否准备妥当，设备是否有故障，若有故障立刻通知工程部，并告知对方会议即将开始，要求其部门立即派技术人员维修，然后将电源插好，保证会议顺利进行。4)将上述事项完成后，将会议室门、灯及空调打开，站在会议投标人：第3页——投标文件室门口迎接客人到来。（2）会议取消酒店会议服务中会遇到原定会议在会议会前30分钟忽然取消。当接到通知后，服务员马上跟部门主管报告情况，即使主管可能已经接到通知。其次，应及时查看客人是否预定了水果，如有预定，则应将此情况与会议取消通知一同报告给主管，并将已定水果这一事实告诉跟会的营销人员。因为在酒店预定的水果是不能退还的。了解会议室最近几天是否有会议，如近三天都没有会议则将桌面上的纸、笔、盖杯收到边柜中，将会议室收拾整齐，如明后天有会，则将会议室按客人要求进行布置。最后，离开会议室前将灯和空调关好，拔掉电源插头。（3）会前临时调换会场酒店会议服务中会遇到会前客人临时要求调换会场的情况。遇到这种情况首先不能用不耐烦的语气或不耐烦的表情对待客人。其次，弄清楚有哪些会议室可供选择，耐心给客人介绍其他会议室的情况，并带客人查看会议室。待客人确定好会场后，将情况报告给部门主管，主管会根据实际情况调派人手过来。定好会场后，应立即进行会场布置。检查会场设备是否有故障，若是技术上的问题，则应立即电话工程部，叫技术人员进行维修。最后，带客人查看会场布置。投标人：第4页——投标文件1.2.会中服务突发事件的紧急处理细致的会间服务工作是会议成功的关键，会议工作人员在会议期间承担着各项综合协调工作，会议的各项服务工作要做到责任到人，团结协作，统筹兼顾，综合协调。在此期间，如若有任何失误，则很可能导致整个会议的失败。酒店也会因此而遭受损失，对酒店形象也会造成不良影响。因此，这就要求会议服务人员必须具备敏捷的应变能力，对会议期间的突发事件能够迅速而恰当的进行处理，从而避免造成不必要的麻烦和损失。（1）人员问题5)与会人员临时增加如果在会议即将召开时发现与会人员比预期的人员要多，而准备好的座位又不足，此时，服务员应立即查看其他室是否有多余的桌椅，可以从别的会议室里借调一下，来补充此会议室的不足，同时也要在新添加的座位上摆放好茶、水、笔、纸等物品。如若恰好此时酒店所有的会议室都已被预定，没有多余的桌椅，服务员应立即联系部门主管，告知其具体情况，请求去其他部门借调一些。（2）健康与安全问题1)医疗突发事件的紧急处理医疗突发事件在任何时间、任何地点都有可能会发生，尤其是投标人：第5页——投标文件在酒店这种人口流动比较频繁的地方，而且这类事故总是发生的突然、毫无征兆。那么，在会议期间，有与会人员突然发病，服务员应保持冷静，根据病人病情轻重程度进行不同的紧急处理。如果病人的病情不是很严重，比如只是腹痛、呕吐等突发性疾病，会议...