文秘办公室接待工作程序 办公室接待工作程序 一、目的 为保证公司的各项接待工作能够保质保量的有序进行体现公司企业文化的水平，特对公司的有关接待工作做以下规定： 二、流程 1)任务确认：在接到相关接待任务的通知后，应认真了解接待的规模、规格、 时间、具体要求等细节问题，并对一些基本要素进行确认。 2)方案制定：在最短时间内根据接待的具体内容做出相应的接待方案，报学院 领导批阅，并根据领导的意见做相应修改，对于一些可能存在变数的地方需 要做部分预案以备用。 3)提前准备：接待方案经院领导批复同意后，应在规定时间内做好各项准备工 作，如航班查询、制作接机牌、酒店房间预定、餐厅预定、车辆安排、会场 安排、横幅制作、席卡制作、礼品购买、接待日程、任务与人员安排等等。 4)接待执行：严格根据方案内容执行，遇有临时性改变或发生意外情况时，应 及时向学院领导请示。工作人员应做到仪表端正、和气大方、语言表达准确、 亲切、服务细致、周到、尽善尽美。 5) 小结：每次接待任务完成后，应根据实际情况做出小结，总结经验，弥补不 足，为今后更好的完成接待任务积累经验和培训人员。 三、质量控制 领导和具体接待负责同志应加强对整个接待工作质量的监控， 及时指出不足的地方，保证接待任务的顺利完成。 四、其它 所有参加接待工作的人员应根据各自的分工做好相应的各项准备工作， 包括车辆保修养、 原有安排等等， 未经领导同意，不得擅自改变各自所承担的任务。 前期准备 一、接机 1、查询、落实来宾所乘飞机航班、火车班次到达时间; 2、对陌生来宾制作接机、接站牌; 3、提前一个小时通知接机、接站领导和接机、接站车辆司机; 4、提前 10-20 分钟到达机场或火车站。 二、入住宾馆 1、确定来宾到达时间、人员情况后，第一时间预订宾馆房间。原则上副厅 级以上和学院重要贵宾预订套间，其余均预定标间; 2、重要来宾入住前一个小时，酒店门前悬挂欢迎横幅，房间安排水果、鲜 花; 3、每天早餐安排院领导陪同; 4、离酒店当日，办公室负责接待工作人员及时办好结帐手续。 三、就餐 1、确定就餐时间、人员、规格后，第一时间预订餐厅包厢; 2、就餐前四个小时，通知到来宾、陪同领导和工作人员; 3、重要就餐一个小时前制作好就餐人员席卡，就餐前一个小时点菜，坚持 节约原则。内地来宾不上海鲜，安排地产鱼。 4、就餐前半个小时，烟、酒水到位。 5、落实车辆，就餐前十分钟，...
