业主档案管理规程一、目的法律规范业主档案的保管与跟踪工作。二、适用范围适用于本物业管理处业主档案的保管与跟踪管理。三、职责3.1 服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。3.2 服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。四、内容4.1 业主档案内容◊经业主签署后的《业主公约》；◊经业主签署后的《消防安全责任书》；◊《业主家庭情况登记表》；◊《业主入住验房表》；◊《装修申请审批表》、相关图纸及装修公司资料；◊《违章处理通知单》及处理结果资料；◊业主的有关证件复印件；◊其他应保存的资料。4.2 档案盒（夹）的制作◊根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。◊在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称。◊将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部 3cm 位置上，并排列 在档案柜中。◊将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。◊按档案盒（夹）内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏 目。4. 3 业主档案的跟踪：◊当发生下列情况变化时，客户服务主管应将变化情况记录在业主档案中：☆通讯电话联络方式发生变化时；☆业主发生更替时。◊业主档案属绝密档案，特别情况如需查阅须报管理处，经管理处经理办理登记手续后方可查阅。◊业主档案应永久保存。
