某地产公司文件管理制度

* **公司文件管理制度1.目的为使本公司质量管理系统文件编码、制作、审核、发行、修订、作废、使用管理等作业有所依据，确保各有关 埸所使用之文件和资料均为有效版本。为了使公司体系管理活动中应用的文件和资料得到管控管理，特制定本 制度。2.作业内容2。1 文件类别序号文件类别说明1受控文件正式运行于体系中 受收发控制之文件。2参考文件只作为参考使用，不作文件收发控制。3管理文件法律规范为完成某项工作所需的过程方法及途的文件。包括:环境及质量手册程序文件 规定检测标准 SOP、办法、制度等.4技术文件研发部依市场部需求，所制作出的相关文件，亦凡指涉及工程技术部份，即称为技术文 件。如工程图、产品规格等。5外文件客户与供货商提供之图面、技术数据或国际标准等数据.2。2 一、二、三阶文件2.2。1 文件和资料的受控与非受控状态标识2。2。1。1 受控文件与资料由文控中心加盖 色发行印章以标识其受控，文件管理人员于文件发行前，需以正本文件印制副本，再于副本上加盖红色发行印章字样以示标记，正本需保存于文控中心以作为后续影印发放之用。2.2。1。2 由文控中心提供给客 或其它有关机构作为参考性之文件和资料属于非受控文件，非受控文件由文控中心加盖 色“仅供参考”印章以示不受控,非受控文件不受版本变更之限制。2。2.1。3 文控中心列管之文件正本（含电子媒体形态存在的文件），不加盖受控发行印章 以作为后 续各单位申请领用影印发放之用。2。3 文件编制或提案各部门根据内、外部信息确定文件编制任务。2。3.2 新编制之文件的格式与编码作业依据《文件和资料编码原则》执行。2.3。3 新编制之文件经制作完毕后，由原编制单位人员作校对工作.2. 3。4 新编制文件如为跨部门运作之文件，以《文件会签表》送各相关部门 单位会签，会签可以以传阅的 方式进行，亦可以会议的方式进行，会签完成后，依《文件管理程序》6。3 项执行；2。3。5 新编制文件属部门或单位 部运作之体系文件，该文件可不经会签，依《文件管理程序》6.3 项执行；2. 3。6 新编制文件经审核 批准完成后，由编制单位人员依发放范围及状态填写《文件收发明细表》，连同新 编文件一起交回文控中心.2。4 文件的发放及领用2。4。1 文件新编 更换版本或新收到之外 文件的发放，由文控中心依据责任单位所填写《文件收发明细表》中所提示之发放范围及受控需要状态进行发放，且文件修订或新文件发行，依主管核准的时间起一个星...