物业管理档案制度一、档案资料管理1、档案的建立我们将按工程技术、设备管理档案和日常管理档案三部分进行档 案的建立和集中管理。1）收集：从承接开始的所有工种技术、维修、改造资料，业主 资料、证件、装修申报表。2）整理分类① 产权资料A 项目批准文件B 用地批准文件C 建筑执照D 拆迁安置资料② 技术资料A 规划图B 竣工总平面图C 单位建筑、结构、设备竣工图D 地下管网竣工图E 地质勘查报告FH 程合同及开、竣工报告GH 程预、决算H 图纸会审记录I 工程设备变更通知及技术核定单J 隐蔽工程验收凭证K 沉降观察记录L 竣工验收说明书M 钢材、水泥等主要材料的质量保证书N 新材料、构配件的鉴定、合格证书O 水泥、采暖、空调、消防、卫生器具、电梯等检验合同证书P 砂浆、混凝土试块试压报告Q 供水、供暖的试压报告R 绿化工程竣工图日常管理档案，包括：公司大型活动档案、重大事件记录、顾客 意见征询调查表、服务质量回访表、顾客投诉记录及处理情况、员工 档案、员工调入/调出记录、用户特别要求记录、装修及维修档案、 财务档案等等。2、档案的管理原则：安全、完整、保密、方便1）配备专业的档案管理用具：电脑、光盘刻录机、档案柜等；2）专人兼管，由管理处办公室文秘专人管理；3）借阅档案资料时，必须经专职管理人员同意后，方可借阅， 并办妥借阅手续。借阅完毕，及时归还，并办理还档手续；4）档案原则上不允许外借（上级房管部门调阅除外），因特别 需要，经管理处项目主任同意后方可外借;5）将档案的收集和管理工作纳入部门考核范围。二、工作档案建立1、目的法律规范公司项目承接工作程序，确保项目承接工作得到有效控制， 保证各项物业管理工作顺利进行。2、职责1）公司签订项目委托管理合同后，公司总经理负责指定公司主 管领导、各职能部门负责人及专业的工程技术人员组成项目承接验收 小组。2）验收小组负责对本公司所承接的物业进行各项验收并向公司 各部门办理移交工作。3）物业管理部为项目承接过程的归管理部门，编制楼宇验收 计划，组织实施验收，负责保存各种资料和记录。4）新成立管理处组织物业管理工作的开展。三、记录控制程序1、目的本程序规定了记录的标识、收集、编目、借阅、归档、保管和处 理的职责和方法，以证明服务质量符合规定的要求并为确认质量 管理体系的有效运行提供可追溯性依据。2、职责1）物业管理部负责记录的归管理。2）各部门文件管理员负责本部门记录的收集...
