厦门总部会议室管理制度一、制订目的：为节约公司资源，提高各部门会议效率，保障会议室的正常使用状态，人力资源中心现面对公司内部实施会议室使用管理制度，具体事项如下：二、适用范围：本制度适用于公司厦门总部会议室的管理与使用。9 楼会议室暂不在制度的适用范围之内。如需使用，请直接与总裁办联系。三、权 责：1.人力资源中心行政部：全面负责会议室日常管理。会议室使用接收、审核及相关协调工作；会议室物资准备；会后会议室整理。2. 各中心/部门：负责会议室的申请并遵循本规定法律规范使用会议室。会议室的及时申请；会议中会议室内所有器材设备的保管与维护；会后“6S”工作。三、具体流程：1．申请：各中心/部门使用会议室，请指定专人，在各楼层前台处登记会议室使用申请表（附件 1）。2.申请时间：因会议等级不同，需准备会议物资，请根据以下标准执行：物资准备申请时限无需物资准备30 分钟前申请需提供纯净水摆放1 小时前申请需准备鲜花、水果、音响、电脑、投影设备服务1 个工作日前申请需提供横幅、X 展架、与会人员席卡等制作类物资3 个工作日前申请3.会议时限：每 15 分钟为 1 节，请各中心/部门按需申请，提高会议效率。三、注意事项：前 台 登记 申 请表行 政 部审 核 确认会 议 物资准备会 议 室交 付 使用会 议 结束 整 理验收1、如以个人名义登陆或拷贝重要资料至会议室公用电脑等设备，请仔细做好保密工作，严禁传播、泄露公司商业秘密；2、会议室使用人员须爱护设备和物品，人为损坏要按价赔偿。；3、会议室使用遵循先全局后部门会议、先紧急后一般的原则，如遇到会议室占用，人力资源中心将负责协调工作；4. 话筒、投影仪等设备有专门人员调试，未经允许，不得随意变动。如出现故障，影响会议进行，可通知行政部。四、相关表单1． 附件一 [会议室使用登记表]2． 附件二 [会议室资源配置一览表]此制度自通知发布之日起开始执行，未尽事宜由人力资源中心负责解释。附件一 [会议室使用申请表]会议室使用申请表申请部门申请时间2025 年 月 日经办人联系电话会议室编号估计使用节数会议时间年 月 日 星期开始时间结束时间物资需求话 筒投影仪电 脑纯净水水 果鲜 花X 展架席 卡横 幅其它：行政部审核备注附件二 [会议室资源配置一览表]会议室资源配置一览表楼层会议室规格数量编号2 楼200 人12013 楼20 人130110 人23023034 楼20 人140110 人34024034045 楼20 人150110 人35025035046 楼20 人160110 人36026036047 楼20 人170110 人27027038 楼10 人180120 人180240 人1803
