中建某公司项目部信息控制制度

项目部信息控制制度1 项目部是一个临时性的组织，控制并管理好各种不同的信息，是项目管理正常运行的保证。2 通讯联系方式2.1 总则项目经理部对内对外联系（甲方、监理、地方政府、上级单位）统由项目行政事务部门主管。所有代表项目经理部外送的文件、函件、报表、报告等一般须经行政事务负责人审核并呈现请项目经理批准后，方能盖章送出。凡以项目经理部名义送出的文件资料应由项目资料管理员留底存档。凡项目上有关人员参加甲方、监理、上级单位、政府机关等方面举办的会议或有关活动取得的资料，反馈项目经理部后应立即上交项目行政事务主管进行审核处理，必要时应附书面汇报。对于不遵守信息管理规定，私自报送资料和遗失、隐瞒有关资料的，可由项目经理酌情处理。2.2 文件信函往来。文件信函到达项目部后，由项目行政事务部门拆阅、分类登记、整理，呈请项目部经理阅示，然后根据项目部经理的批示办理或督办文件规定的事项。私人信函由私人亲自拆阅。外发的文件或信函应首先经项目行政事务负责人核稿，然后送项目部经理批阅，经项目部经理同意后，即可安排打印、装订、盖章、封装后送出。外送文件和信函应将原件留存归档。当信函或文件只有独立一份时，应复印留底归档。2.3 电传和电报收到电传或电报后，应进行登记，收件人是项目部时，应立即呈请项目部经理阅示，当收件人是私人或部门时，应及时送达本人或部门。项目外发电传和电报时，应经过项目部经理批准，电传和电报的原件应登记后留存归档。2.4 地址及通讯联络方式。项目部成立并开展工作后，应及时编制本项目的主要人员、职责分工、联络方式的文件送达有关各方。同时，项目行政事务负责人应调查并拟定甲方、监理方、地方政府、社会关系、上级部门的地址、负责人、联系电话、传真、传呼、电子信箱等内容的清单，分发项目部各主要人员，以便及时取得联系。2.5 控制与管理。文件和资料由项目部行政事务负责人主管。文件和资料的保管与归档由项目经理部资料保管员负责。对于来往信件，要进行登记形成文件目录，注明来文机关（或来文人），以及文件的主要内容或标题。（详见《项目部收发文规定》）3 日常资料的传送3.1 与甲方、监理、地方政府、其它联系单位的往来联系函、报告、变更、签证、会议纪要由项目行政事务部门统一处理。有关文件资料必须先经项目行政事务负责人审核，经项目部经理同意后，留存一份归档，然后复印一份交由具体的职能人员负责办理。3.2 报送上级主管单...