会务组分工及工作方案一、工作目标及主要任务全力做好有关会务组工作，确保座谈会的顺利进行。主要任务：拟定本组工作方案;负责座谈会的接待工作；负责礼品、纪念品、签到表、座次牌的设计制作；负责准备会议资料；负责座谈会期间各项活动的后勤保障工作。二、人员安排负责人：刘芳三、会务准备（一)场景布置（协助广告公司）:1。(1）40 周年华诞展及各专科展牌；（2）彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等；（3）音响的调配；（4）相关歌曲的准备（国歌、院歌、背景音乐等);（5）新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站挂牌仪式的相关准备工作；（6）“千人宣言”仪式的准备工作；（7）颁奖证书的准备；（8）院庆工作牌的统一制作.2。 会场座椅的摆放（按不同颜色座椅区分 ABCD 区，方3.摆放主席台；4. 准备嘉宾名牌;5。准备嘉宾胸花（院外所有嘉宾）、附院院庆小手旗；6.摆放矿泉水；7。准备会议资料及礼品装袋；8.在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏;9.会场卫生间的指示牌(通知资产管理部做好清洁卫生工作）。▲资料袋内物品：(1)产品介绍（2）座谈会专题片 DVD（3)座谈会活动手册(4)纪念品(二）嘉宾接待刘芳 姜芳榕1.庆典大会当天提前到大会现场,熟悉嘉宾坐席；2.迎接嘉宾，指引嘉宾到报到处签到（协助礼仪小姐及义工）；3。协助嘉宾领取会议资料及礼品，指引嘉宾就坐（协助礼仪小姐及义工）；4。所有嘉宾入场完毕，工作人员到指定区域就坐；5.庆典大会结束，工作人员指引嘉宾离场乘车。（三)嘉宾签到 刘芳1。负责嘉宾签到(准备嘉宾签名册或签名卷轴）；2.及时核对到会嘉宾名单（准备一份参加庆典嘉宾名单）；3。准备文房四宝若干，以便有需要的嘉宾题字；4。负责会议资料及礼品的发放及保管工作.（注：前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾，不再签到及发放资料袋，只在会场摆放议程单张。）（四）应急工作 刘芳1。负责因天气等原因主会场转移工作；2.在附院礼堂做好备用会场的准备工作；3.突发事件的紧急处理（协同院庆活动应急组）;4。现场保健医生及常用药品的准备;5.由附院员工组成观众预备队伍,约 100 人，在现场观众过少时到场就坐，避开冷场。四、时间安排及分工根据工作内容,会务组分为后勤保障小组、礼品小组，分别负责座谈会前和座谈会期间的所有后勤保障工作,礼品设计、制作、发放等工作，座谈会接待、引导工作.具体时间安排及分工如下表:时间工作任务负责人工作小组11 月 1日确认住宿...
