会议组织注意事项会议组织流程图相关负责人综合部参会人员确定会议主题安排议事日程确定参加发布会议信息安排会议场所准备参会材料确定参会人选信息存档形成决议整理会议记录主持会议审批下发会议纪要执行一、会议筹备(一）、会议资料准备1、在具备条件的前提下将参会人员的资料按每人次准备好，注意区分参会人员的角色（如分成会议主持、参会领导、参会普通人员)，资料根据人员角色分别准备.2、会议资料较多时，需要根据会议议程将会议资料按次序排放，最好装订成册，编好页码，方便参会人员阅读。3、当参会各人员因角色不同需要不同的资料时,应当根据人员或单位将资料以文件袋装好标注资料归属人员或单位，方便参会人员领取.4、若需要给参会人员发放纪念品或礼品等，应当与会议资料一同准备好，置于资料文件袋中一并发放给参会人员。（二）、会议通知会议通知分为口头通知和书面通知，其中口头通知只适用于参会人员较少的非正式会议,书面会议通知需注意以下几点：1、电话通知：做好电话接电话的时间、对方姓氏记录,下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。2、正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。3、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如 OA 系统、电子邮箱、网站公布等，如有必要可另行电话通知参会人员。（三）、会议议程安排1、正式会议开始时一般需要解释会议整体流程，将会议分为几项内容，如工作汇报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。会议流程介绍需要整理成正式文档作为会议主持的资料装订好，一般情况下没有会议主持人的情况下可有会议组织人员介绍会议流程。2、安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量将会议时段安排在正常工作时段内，如 9：00-11：00 或者 15:00-17:00，假如是跨天的会议或者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐宿问题。(四）、会场布置1、应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里,如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈,这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的沟通.但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及...
