办公平台系统管理制度文件编号： 版 本 号： 制作: 徐春明 日期： 2025 年 4 月 26 日 审核： 日期： 核准： 日期： 文件/表单变更记录 表号:加强办系统的管理，法律规范各办公平台操作使用，针对公司现有的办公系统平台，拟制以下管理办法。日期版 本制 作制修订内容简述2025-4—26徐春明新建1。企业邮箱目的:加强对公司统一配备邮箱的管理，法律规范邮箱的日常使用，保证邮箱系统的正常运行。范围:规定企业邮箱账号的申请流程，邮箱使用着的权利和义务,文件适用于集团公司各部门。1。1 企业邮箱的申请1.1.1 公司各分厂、各中心、各部门申请企业邮箱账户必须填写申请单，由申请人提出申请→部门负责审核→分厂\中心审核→行政部门审核→人力资源备案→信息中心审核后予以开通。申请单（见附表 1）必须填写详细的需求原因。1。1。2 企业邮箱仅限分配给频繁与外单位有业务往来的员工，以及副部级以上管理人员。1。2 企业邮箱的账号管理1。2。1 企业邮箱账号的分配管理，包括账号的新增、修改、删除由信息中心邮箱管理专员进行操作。1。2.2 邮箱管理员在进行邮箱账号的操作处理时必须有依有据，严禁私下进行账号的调整。1。2。3 人力资源建立企业邮箱账号明细账。离职人员在办理离职手续时，根据明细账查询是否存在企业邮箱账号,存在账号的应及时通知信息中心进 行账号的处理。1.2.4 离职人员邮箱自离职日期起,邮件内容保留 30 天，账号及密码由信息中心保管，需查阅该邮箱的内容需填写联络单，并由部门负责人进行审核。1。2。5 由于实际业务调整不再需要邮箱，需由员工所在部门负责人审核确认无重要信息后，方可注销。1。2。6 信息中心每月月底进行一次用户账号与人力资源台账的对比,差漏进行及时的调整。1.3 企业邮箱的使用管理1.3.1 用户必须遵守相关法律、法规，不得复制、发布、传播任何法律禁止的有害信息。1。3。2 不得利用邮箱服务危害公司的安全,泄露公司的机密。1。3。3 不得利用企业邮箱对外发送垃圾邮件，影响公司企业邮箱的正常运行。1。3。4 企业邮箱账号专人专用,不得私自转借他人使用，否则造成的文件损失由账号归属人负责。1。3.5 企业邮箱只能在本公司使用，不准其他公司人员使用，发现违反将严肃处理，视为泄露公司机密。1。3。6 企业邮箱仅作为业务往来中信息的传递使用,禁止将其作为活动存储使用，信息中心不提供邮箱的管理备份，必须将重要的资料下载保存在本地磁盘。由于未及时保存...
