在Word中批量套用Excel数据(实例详解新版)VIP免费

1/10在Word中批量套用Excel数据（实例详解版）——使用Word邮件合并功能批量套用Excel数据制作和打印通知单2012-6-6江西省乐安县第一中学黄绍荣用Word中的邮件合并功能可以完成很多重复工程的劳动。可以这么说，只有想不到，没有做不到。一、邮件合并的应用领域：1、批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。2、批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。3、批量打印请柬：同上2。4、批量打印工资条：从电子表格调用数据。5、批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。6、批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。7、批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。8、批量打印准考证、准考证、明信片、信封等个人报表。9、批量打印通知单、录取通知书等：在电子表格中设置姓名和通知单（书）中所要用到的相关信息字段，在WORD中写好通知内容并设置打印格式，可以打印众多证书。二、邮件合并时先准备好两个文件：一个是Word文档，这个Word文档中应包含所需批量打印的单子中的所有共同内容（即不变的那部分内容）。另一个是Excel文档，这个Excel文档中应包含所需批量打印的每份单子中的个人信息工程和数据（即可变的那部分内容）。特别说明：如果你的Excel工作表中有其他的复杂表头、复杂标题行（比如某些列在标题行出现双行合并），那么请先把表头简化，只留首行为标题，否则在链接到Word中时会遇到很多麻烦。现在，我要批量打印每个教师的环孕检通知书（图例如下）：2/10以下这种复杂的Excel表格是不行的:在实际工作中我把它简化为下面的表格：大家只需注意表头标题部分的变化。总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一个单子的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来！并且在同一页面上打两个、三个或理多均可。三、邮件合并的具体操作：我认为，想做这件事情的人必定对Word、Excel有一定的基础，因此下面的实例：批量打印每个教师的环孕检通知书，仅仅为熟悉Word、Excel操作的人而撰写。1、准备Excel数据库，制作好Word模板:我的Excel数据结构如图：我的Word模板如图:下图左是用表格做出来的，把表格线设为无色即得右图。通知二字后的空白处准备填写可变内容（即姓名）。特别注意：制作Word模板时虽然也可以通过空格来预留可变内容的页面空间，但是强烈建议用插入表格的方式来给每项（可变的和不可变的）内容精确定位。原因不用多解释了，当你不用表格能解决问题那就不用表格吧，但当你不用表格时不文件准确定位页面内容时，亲，请记得用表格哦。3/10接下来，将教你如何应用Word邮件合并的功能将Excel中的数据填充到Word文档中的相应空格处，最后完成输出。2.邮件合并现在进行数据填充了，这个步骤在Word中被称作“邮件合并”，主要意思就是在Word中将模板与一个数据源进行链接。第一步：打开“邮件合并分步向导”开始本实例的核心步骤。注意一定要选择合并类型为“信函”。Word2003中的菜单操作流程图例Word2010中的菜单操作流程图例第二步：图中右边的“邮件合并”对话框中点击“下一步：正启动文档”，弹出一个对话框，再点选使用当前文档下一步：选取收件人，再弹出一个对话框，点选使用现有列表浏览，然后按基本步骤找到你的Excel文件。4/10如果你的Excel文档中有其他工作薄，那么上图中可能会有很多行（每一个工作表在上框中对应三行），点所需要的那个工作薄所对应的第一行的那个就行了，如右图。第三步：在上一步最后点“确定”后会出现这5/10样的窗口。从中点“下一步：撰写信函”，在下一弹窗中点“其他工程，接着又会弹出一窗口，在其中点选你将要插入到Word文档中的内容在Excel文档中所对应的字段名称，本例中选“姓名”，选好后点下方的插入按钮（如果需要插入多个字段，再点字段名+插入），完成后关闭窗口。例如，我插入“姓名”、“性别”后，在Word页面中结果显示如下：插入字段并关...