第1页共27页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第1页共27页档案管理制度●档案管理规定1、档案资料由经理负责监督保管，内务管理员专职文件存档、注记工作。2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜上锁，未经经理许可，任何人不得动用。3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档清单和编号目录。4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。5、物业档案在历任经理离职或调职时，应向接任者办理移交手续，经认可后方可离开。6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经经理书面认可，如有违反的，作泄密处理。8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况，对不符合要求的保管人将作适当处分。9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的，对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的，公司将视情节追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。●小区管理保密规定1、公司、物业内部资料，业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内，由内务管理员专人管理。3、公司文件柜备用钥匙由经理保管，内务管理员休假时，由经理指定者方可代为执行以上事务。4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。5、公司制定的各类规章制度及工作指引，严禁任何形式的抄袭和复印，严禁外泄。6、公司发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。7、员工应具有维护他人隐私的法律意识，主动为公司和小区住户保守秘密，对任何人的不正当打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。8、员工因执行保密规定不当，致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的，公司将从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。●小区档案资料1、小区验收档案：1）小区土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）。第2页共27页第1页共27页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第2页共27页2）小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。3）小区机电设备保养合约。4）小区公共区域设施设备验收记录。5）小区公共区域设施设备移交记录。6）单元验收及移交记录。2、小区二次装修档案：1）住户二次装修图纸及审批手续。2）二次装修期间管理处监督检查资料。3、住户资料：1）小区住户入伙资料。2）小区住户情况登记（包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等）。4、小区管理文本汇编：1）管理合同、业主公约、用户手册。2）小区各类管理规章制度及装修管理规定。3）小区各项管理分包合约。5、小区设备维修保养资料：1）各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。2）各类设施设备独立的维修档案及日常巡检维修记录。3）主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。4）住户维修报修单及维修后的回访记录。6、小区设施设备检测：1）电梯有劳动部门合格证书及年检报告。2）消防泵、管道等有定期试机及换水记录。3）小区避雷系统有定期检测报告。4）小区其他设施设备检测记录资料。7、日常文档：1）日常通知、文件的存档。2）小区管理费收缴情况。3）公司管理费财务报告。4）会议记录。5）值班记录。6）安保值班记录。7）其他管理记录。●档案资料的管理要求1、采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等，并采用适当的保管、储存方法。2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期清除过期无效文件。4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目第3页共27页第2页共27页编号：时间：2021年x月x日...
