2024年会议室管理办法VIP免费

会议室管理办法1.目的规范公司总部普通会议室、视频会议室的管理以及对视频设备的维护、保养，保证会议室的正常使用。2.范围2.1适用范围：全公司；2.2发布范围：全公司3.名词解释3.1会议室：指公司128会议室、105会议室、各个洽谈间、晋城基地大、小会议室3.2视频、电话设备：指3.1中会议室内的摄像头、电视、设备线、遥控器及投影仪、电子白板、八爪鱼会议电话系统等。4.职责4.1行政部4.1.1负责会议室的管理工作，每天对会议室内设施、物品摆放进行检查；4.1.2负责视频会议设备的连接工作；与使用部门进行相关设备的交接工作；4.1.3负责会议室视频设备的保管。其中前台人员负责设备线、遥控器、电脑的保管，负责会议室视频设备的日常看管（如摄像头、电视、投影仪等）。4.2基地管理服务中心4.2.1负责安排公司视频会议预订，通知机关行政部、网络管理部提前准备会议所需设备；4.2.2负责视频会议召开发生冲突时的协调工作。4.3信息部4.2.1负责会议中技术故障的处理及重要会议的技术保障工作；4.2.2负责提供会议室设备的技术支持，定期对会议室设第1页共3页备进行维护及保养（每周对所有相关设备进行一次巡查）。5.管理制度5.1会议室5.1.1各部门使用会议室需提前在oa进行预订；禁止采取任何方式（粘贴便签纸、放置笔记本等）占用会议室；5.1.2会议中请保持会议室整洁，使用完毕后，请将个人物品收好，会议椅放回原位，关闭电灯；5.1.3会议中如需要额外增加椅子，请到领用折叠椅，禁止私自挪用其他会议室椅子，保证会议室的整体美观；5.1.4如需茶水服务，请与前台或管理中心联系。5.1.5会前或会中如遇公司级临时性会议或会议召开发生冲突，由部通知使用部门，协助进行调整；5.2.1.4如需鲜花、欢迎牌、桌牌，请提前半天预定，保证有足够的时间做准备工作；5.2.2.2与会人员必须遵守预约会议时间，提高效率，在约定时间内完成会议各项内容，禁止延长会议时间，以免影响其他部门使用；5.2.2.3会议间隔时间预留30分钟，作为下一个会议的准备时间；5.2.2.4使用视频系统过程中，与会人员应注意保护视频设备，如发生故障问题，需立即通知，由联系信息部技术人员解决；与会人员未经允许不得私自插拔设备，避免使用不当造成损坏；5.2.2.5会议结束后，会议负责人应马上通知前台对设备进行交接、检测是否完好，如因使用不当造成损坏，将按公司规定给予赔偿；6.工作流程无第2页共3页7.注意事项7.1所有视频、投影设备均由经过技术培训的人员操作，避免操作不当造成设备损坏。7.2各部门在普通会议室召开内部会议，将不提供茶水饮料服务，请自带水杯。7.3会议结束后及时检查设备、附件、设施使用情况，并关闭设备、电源，一切物品归位；7.4各使用部门在使用会议室电脑后，应删除其会议文件，避免使公司机密外泄；7.5前台每日负责巡检各楼层会议室的设备、设施摆放、使用情况；第3页共3页