【秘书心得】秘书跑调的种表现种表现笔者近期参加了《赢在中层》余世维的企业管理培训讲座，对其中提到的“九段秘书”的概念感慨颇深，或许我们可以从中得到些如何加强工作执行力的启示，九段秘书的提法是源于一个总经理要秘书安排会议的一个案例，总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下，什么是任务。什么是结果。通知到所有参会的人员，想要的结果是什么呢。针对同一个会议，一段秘书到九段秘书给出了不同的答案。一段秘书的做法。发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。二段秘书的做法。抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。三段秘书的做法。重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。五段秘书的做法。细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么。总裁的议题是什么。然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。六段秘书的做法。做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。七段秘书的做法。发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。八段秘书的做法。定责任——将会议上确定的各项任务，第1页共2页一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。九段秘书的做法。做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。从以上案例中的九个不同段位的秘书的工作方法我们不难看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大的变化。也就是说对于工作理解的不同，对待工作态度的不同，造成了工作执行力的不同，也就是整个工作取得的成果产生了翻天覆地的变化。按照九段秘书不同的做法我们的工作可以得到九种不同的结果，也就是我们日常工作中任务与结果的差别。正如我们之前提到的，目前任务与结果的差别，恰恰是很多企业的“心病”，中国的企业不缺乏思想，不缺乏人才，也不缺乏严谨的制度，更不缺乏可行的发展战略，而是缺乏执著执行力。第2页共2页
