文件存档方法VIP免费

文件存档方法1、分类各部门在做好平时文书材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开：（1）分年度：将文书材料按其形成或针对的年度分开。（2）分类别：将文书材料按其内容所反映的问题分开。2、编目（1）卷内文书材料排列卷内文书材料排列前，要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。排列时，根据文书材料的形成时间和彼此联系进行排列。排列时，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后。（2）编页号卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。（3）编卷内文件目录卷内首页为文件目录表，以便查询相关文件卷内文件目录的式样如图所示：卷内文件目录序号文号题名日期份数备注115--1学生申诉制度实施办法2009.91215--2信封投诉案件处理通知书2009.11134填写方法是：序号：卷内文书材料依其排列先后填写序号,其卷内文书材料的件号应与序号一致。文号：填写卷内文书材料上标注的发文字号。题名：即文件标题，一般照实抄录。日期：填写形成文书材料的年、月、日。份数：卷内每份文书材料的保存份。备注：对卷内文书材料作必要说明。（4）编制卷内备考表卷内备考表的式样如图所示:卷内备考表填写方法是：本卷情况说明：填写卷内文书材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。立卷人：完成立卷后，由责任立卷者签名。立卷时间：填写立卷完成时间。（5）填写档案盒封面本卷情况说明：立卷人：立卷时间：填写方法是：档号：各处室根据现有文件自行编号。档案馆（室）号：各部门的档案在整个学院的编排序号。缩微号：一般不填。案卷题名：准确概括本卷文书材料主要内容和文种。标示主要内容时，要准确、简明；文种即卷内文书材料的名称。编制单位：制作本档案部门的全称。编制时间：填写卷内最早一份和最迟一份文书材料的形成日期。保管期限：长期。密级：（7）填写档案盒书脊填写方法是：为了使字体清晰，便于查找，加强统一性，书脊的所有填写字样一律为打印，不得手写。档号：各处室根据现有文件自行编号，要与档案盒封皮的档号、卷内文件目录的编号相一致。（打印字体为黑体，小一）案卷题名：标示主要内容时，与档案盒封皮的案卷题名相一致。（打印字体为黑体，一号，且用矩形框包围，矩形框的大小为长5厘米，宽10.5厘米）