物资采购内控制度调研报告一、问题的提出物资采购内控制度的完善程度直接影响到整个企业目标的实现。就拿我们企业来说，物资采购内控制度的设置有着特殊的意义。我厂为大型出口船舶建造厂，造船所需外购的材料与设备占据了整个产品总价的60%左右，全年产值三十多亿元，每年外购资金总量达到了20余亿元。物资采购内控制度是否有效，关系到企业的生死存亡。三年前，我们的物资采购内部控制出现漏洞。个别物资采购的关联人员经不起供应商的“糖衣炮弹”，受贿入狱。采购成本偏离目标成本，企业遭受重大损失。二、对物资采购内控部分失效的反思评审我厂的物资采购内控系统，表面看来，内控制度还比较完善：能依据设计公司的产品目录进行采购；根据生产计划进行市场调研，大型设备的采购实行招标；采购、过磅、验收入库、质检、记录等岗位分开且相互牵制。所有文件较齐全：有关物资采购的管理制度无遗漏；采购业务操作流程采购员人手一份；采购合同专人保管等等。内部控制总体还是有效的，但为什么还会出现问题。深入下去，我们便发现是部分物资采购控制点出了问题。1、采购清单不清，对超量采购无法及时控制。2004年之前，比较典型的是阀门采购，个别采购员一味迎合厂家或商家的销售人员，以增补件为名，大量购进阀门，造成阀门长期积压2800余只，长期占用了我厂资金。经济案件之后，三分之一阀门被代用，三分之二阀门由于时间过长，标准改型，不能代用，结果被铸模锻车间当废铁下炉处理，造成很大浪费。2、制约失衡，难刹回扣之风。在物资采购过程中，缺少有效凭证，有些货物的市场调研以前由物资处一家的某一个人进行，没有经过价格人员的审核，无外部市场调研或多家比价的证据证明，价格缺乏其公证性。个别采购员为了私利，选择有回扣的供应商。3、物资采购缺乏科学性。有时生产车间打个电话就可采购，第1页共4页采购制度不严谨不规范。4、合同的履行缺乏跟踪和检查，对采购员的考核缺少具体的量化指标。三、针对物资采购内控制度方面出现的问题，我厂做了以下几个大动作：1、机构重组，有关职能重新划分。在厂内成立独立的集配中心，收回了原物资处仓库的保管职能，材料的进出均由新的集配中心控制。形成物资采购和仓库验收相互制约机制，以此保证船用材料的收发与生产部门的施工相吻合。2、不同部门之间相互制约和牵制。单船的材料清单与成本预算分析分别由厂经营计划处、财务处和物资处三家进行市场调研，制作明细表。对三家报出的价格进行对比分析，最终确定采购清单。从而杜绝材料采购的盲目性，确保采购成本预算的科学性。3、成立专家评审委员会，优选“战略合作伙伴”。在保留物资采购的一般控制点外，我们新增加了招投标这一控制点。首先在厂内成立了由船、机、电等各方专家组成的评审委员会，对400多家主要材料及设备供应商从信用、规模、质量、价格等方面逐一进行对比评审，为这些商家建立档案，内容包括：合作诚信等级、资质及行业地位、质量指标、折扣和付款条件、以及采购的数量和价格等。好中选优，订出百家合作伙伴，再对筛选出的规模大、质量好、价格合理的供应商进行考察，确定为“战略合作伙伴”，对其进行招标。经过这样一道道筛选，较大限度地降低材料、设备的采购成本，避免采购中的不正之风。4、增加合同的检查频率，避免未授权人员办理采购事项。签订采购合同的程序及按金额大小区别的授权制度明确具体，关键是检查落实和惩罚兑现，合同的检查由每年一次增加到每季度一次。5、增设物价审核员，加强合同价格审核。厂部发布《物资采购价格监督条例》，作为物价审核员跟踪考核采购员的依据，第2页共4页条例明确具体，具有较强的可操作性。6、建立和不断完善物资价格信息库。按单船建立物资价格档案，充分利用物资管理软件，按材料型号、规格、数量、价格等建立物资价格库，为下期的单船材料采购成本的预算提供依据。7、将廉政措施贯穿整个物资采购过程。凡与设备厂家或代理商签订正式合同，必须同时签订一份廉政协议。采购方由两人签字，一人是根据不同授权的采购项目主管；另一人是分管领导。让供货方了解物资采购的控制内容，使双方都能严格按制度办理物资采...
