合同发放与保管制度第一章总 则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议及与此相关的具有保存价值的材料形成。第二章合同分类一、 xx合同：解释说明二、 xx合同：解释说明第三章合同管理的责任分配一、合同管理的归口部门为xx 部。 xx部合同管理专员负责所有文件编号归档；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。二、各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。第四章合同归档要求一、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。1． 年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。2． 分类号：分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。3． 顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 ⋯⋯ ，表示公司当年某一类合同的序号。4． 部门代码 : 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同手续；经领导审批后，到合同管理员处编号并登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到合同管理员处存档。三、 合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给合同管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。四、 所有以公司名义签订的有效合同原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。合同管理员每月初将统计出各部门签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。五、档案管理员每月汇总上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交相关部门。第五章合同档案保管期限及销毁一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。三、 档案销毁1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。2．各合同管理人员应定期对合同进行检查。 3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。第六章合同借阅发放一、公司合同原件，一般不予借出。二、特殊原因需要借阅公司合同的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到合同管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可发放借阅。三、合同发放借用期...
