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办会经验相关素材汇编目录会务接待手册说明会务工作内部分工标准化明细表会务筹备服务需求确认表办会经验1办会经验2办会经验3会务接待手册1/17目录一、手册说明3二、有关会议的说明3三、会议程序5会前工作（按顺序）5议题及参会人员范围的确定5会议场所的选定5会议通知的起草5申报会议预算5人员确认5设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整）5预定6车辆安排6起草会务组工作安排表6会务宣传品的制作6食品的采买6指导服务员的工作6会中工作（按顺序）7会议室保障7汇报人员的保障7用餐的保障7住宿的保障8会后工作（按顺序）8离会车辆安排8退房8设备整理8结账8设备归还8费用报销8会务总结8四、注意事项8附件：附件一：会议通知样式10附件二：会务通知样式11附件三：会议预算/结算清单样式14附件四：会务分工明细表15附件五：会议签到表172/17一、手册说明《会务接待手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前、会中、会后）及注意事项，以便于会务人员掌握会议服务的各项流程，更好地为会议做好服务保障工作。二、有关会议的说明1.适用范围：本手册所指会议是指公司或部门牵头组织的各类会议。2.会议通知应包括以下几项内容：3.会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果；4.会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间；5.会议地点：会议地点应明确标出，如果会议地点在公司外部，与会人员并不熟悉，会议通知中应附上会议地点示意图；6.会议议程：根据会议内容不同，可分为汇报、通报、研讨等内容。每项会议议程应列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单。组织会议人员在确定与会人员时，应在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会，努力做到既不因某人的缺席影响会议效果，也不影响与本次会议关系不大的人员的正常工作。同时又给相关人员以学习、观摩的机会。7.会议注意事项：（1）着装要求：应以衣着整洁、大方得体为主要原则，必须佩带工作牌。如有正装的着装要求需要明确指出。（2）会议要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是要录像、摄像。尽量保留第一手资料，并作为公司发展史的一部分存档。会议如需保密，应做好保密工作。（3）对请假的要求：明确参会人员因特殊原因无法参会需要向会议会议会务组指定人请假，待准假后方可请假。会议组织者不得请假。（4）交通、食宿：如果会议需要安排组织与会人员的交通和食宿，应确定住宿人员名单，落实人员达到报道时间，做好车辆接送安排与食宿安排登记。3/17流程图：人员时序会议组织部门会务组相关部门备注会前开始确定会议议题、目的、内容、时间、参会人员范围审NY选址及确定起草会议通知修改发布人员确认、会议预算会议准备起草会务通知会议议程制作食品采买场所布置与熟悉反馈接收咨询酒店会议室及客房信息等。1.预定会议室、用餐、会议设备。2.与会人员接送的车辆安排。3.了解会议地点周边餐饮娱乐信息。4.如有住宿需求，应预定客房。会中会间服务会议期间会议室、与会人员、用餐、娱乐、住宿的保障工作。设备整理1.费用结算。2.人员离开车辆安排。3.退房手续办理。设备归还会后费用报销会务总结结束4/17三、会议程序*会前工作（按顺序）1.议题及参会人员范围的确定2.会议场所的选定：会前至少十个工作日确定好会议地点，并详细了解场地的具体费用标准。要求外部环境整洁幽雅、治安好、内部设备齐全；（1）会议室的布局合理，灯光、音响、空调、投影仪等设备齐全。（2）住宿（套间、单人间、标间）、餐饮等齐备。说明：对符合上述条件的场所应先初选2-3个地点进行综合比较，提交会议组织部门确定后作后续工作。3.会议通知的起草：（1）应在会前一周确定本次会议的议程，其中包括会议的具体时间、主要内容及安排、议题汇报人、参会人员及列席人员等事项。（2）结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间、地点、主持人、议程、会议的注意事项（包括着装要求、内容保密要求、会议文件的要求、请假的要求、会议的纪律等）及路线图，并在会前十天发出。（3）会议所需文件、资料、讲话的准备、起草、审批、打印。4.申报会议预算：根据会议的长短及对参会人员情况的确...