程序文件编写培训教材通讯体系组:巴才安2010.6.4在质量管理体系中使用下述几种类型的文件：1)质量方针、质量目标2)质量手册：向组织的内部和外部提供关于质量管理体系的一致信息的文件；3)程序文件：提供如何一致地完成活动和过程的信息的文件。4)作业文件：程序文件下面具体说明作业方法的文件；如：管理规定、作业指导书等。5)记录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件文件范围程序文件1目的2适用范围3定义4职责与权限5程序内容/流程图6相关文件7相关记录8附件1目的：说明程序文件所控制的活动和控制的目的例1：设备管理工作程序使生产设备保持良好的技术状态，满足工艺要求，保证产品质量，例2：检验、测量设备控制程序对检验、测量设备进行有效的控制，保证设备的测量精度和准确性，满足使用要求。2适用范围：程序文件涉及的有关部门和活动例1：设备管理程序适用于本公司的生产设备的维护、保养、检修和管理。例2：文件控制程序适用于本公司质量管理体系相关文件的制、改、废等过程的控制。3定义：给出特定名词的定义，4若没有，可写无。5避免在理解程序内容上发生分歧。4职责与权限：规定实施该程序的部门或岗位的5职责与权限规定配合工作的部门或岗位的职责与权限例1：培训管理程序•各职能部门负责提出年度培训需求•总务课负责年度培训计划的编制、新员工教育的组织实施•管理者代表负责年度培训计划的审核，总经理批准•培训实施部门负责专门教育、技术技能培训的实施和培训记录的管理。•总务课负责个人培训档案的建立和管理•程序内容：按活动的逻辑顺序写出实施过程的•各个细节（5W1H）•（WHAT）要做什么？要控制的是什么？•（WHERE）在那里做？在哪里控制？•（WHO）谁要对做的事和要控制的事负责？•（WHEN）什么时候做？什么时候控制？•（HOW）怎样做？怎样控制？•（WHY）为什么要做？目的（前面有所描述）•对要做的事情叙述的内容包括：要处理和传递的信息使用的方法使用的设备（或对操作说明的参照）要填写的记录编写的程序符合下述要求才算是有质量的程序•组织清楚•结构符合逻辑（按流程）•标准化•完整（符合标准的要求及流程的需要）•在程序的目的和范围内•接口/转序清楚•同其它级别的文件保持一致高质量的程序程序文件编写应注意的方面•具体明确（不摸棱两可）•简单、易懂•适当使用必须、应该•语句简短（有效地使用标点符号）•语法及用字正确•逻辑清晰•层次分明•站对立场不好的程序文件案例：6.1原材料及外协件的入厂检验6.1.1为了执行本厂的质量方针,把好质量关,生产出优质、可靠、让用户满意的产品，本厂规定凡进厂的原材料均经检验科检验合格后才能入库。6.1.2凡本厂采购进的外协件应执行上述检验后才能入库。6.1原材料及外协件的入厂检验6.1.1对QP/ZC07-03-92程序中（表1）规定的A、B类黑色金属材料按下述方法进行检验：•进厂时，由供应科查验材料出厂化验单，对合格品按批采样，交化验室进行化验、分析，填写《化验分析单》。•对经化验分析合格的材料，由检验科按抽样方案抽样，经热处理后交试验室进行拉力试验，填写《拉力试验单》。•对上述两项试验合格的材料经检验科审核签字后由供应科办理入库手续。程序文件的正确写法程序内容可以采取流程图的方式编写某一实施步骤判断或决策过程流向被本程序引用的程序文件和作业指导书，必须标名文件号例：文件控制程序QP-01内部审核程序QP-196相关文件：本程序需填写的记录名称、编号例：QP-01文件控制程序所引用的记录表单FM-01-02文件管理一览表FM-01-05文件分发签收表FM-01-06文件废止申请表FM-01-07外来文件管理一览表7相关记录：程序文件的编写过程把编写程序文件看成一个过程：编写程序文件输入输出文件1.网络图2.目的和范围3.企业的组织机构及分工4.已有企业文件5.现行行做法及其存在的问题6.标准的要求1.符合标准要求2.经协调，得到相关部门认可3.具有可操作性4.有利于过程目标的达成文件编写流程：N把文件的执行者看作是顾客，为他们执行方便多想一想！明确文件范围画过程流程图确定输入输出了解现行状况确定相关部门流程图文字化自我审核校对协调核准文件发行YYNThankYou!
