小型研讨会流程总结一、 活动组织：1、活动策划策划是办活动的脉络，一份好的策划是成功的前提；目的就是通过这份策划书的制定使得活动能够让任何一个有一定责任心的人、只要按照策划书执行就能够比较好的完成该项活动的组织工作。策划书包括：确定会议的目的和要求达到的结果，以及整体预算；拟定具体操作方案，应该包括活动的总体规划、“工作时间进程表” 、“任务分工表”、“物品清单”等。组织任务小组，分配人员职责。分配任务要以个人为单位。2、活动前准备：（1） 嘉宾邀请邀请分三个环节：邀请阶段、跟进阶段、提醒阶段。阶段步骤内容备注邀请阶段信息发布邀请函、邀请函信息包括主题、时间、地点、主要议程及安排、费用及标准等。回执处理回执收到后，统计分类，然后进行电话落实。确定参会的嘉宾名单。根据其回执要求，进行资源分配——主要是机票预订和酒店住宿的安排。回执单的设计很重要，应当包括如下信息——明确的人数、 职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等，还应该考虑到参与者的特殊要求，譬如随行人员、保健要求、 饮食习惯、 住宿要求等。确认通知发出确认通知，包括机票信息、房间安排等。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。跟进阶段电话跟进电话跟进一般在活动开始前的2-3天进行由于活动邀请持续的时间比较长，为提高参会率， 电话跟进在活动邀请中是必不可少的环节。提醒阶段活动前一天活动前一天，向确定的参会嘉宾提醒参会时间、地点、乘车方式、参会携带的证件等相关信息主要目的是在活动开始前，确保客户可以按时参会。（2） 会场确定（至少提前一月进行）：选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好达到以下几个标准：★大小要适中会场太大，人数太少，空下的坐位太多，会给与会人员一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，不仅显得小气，也根本无法把会开好。★地点要合理要考虑把会场定在与会人员较集中的地方；超过一天的会议，会场要尽可能离与会者的住所近一点，免得与会者劳碌奔波。★附属设施要齐全会场的照明、 通风、 卫生、 服务、 电话、 扩音、 录音等各种设备都要配备齐全。对所有附属设备，会务人员要逐一进行检查。★要有停车场（3） 酒店预订酒店选择标准：◆客房的标准是否符合会议要求。三星级至四星级的标准是最保险的选择。◆在会议期间可供使用的房间总数有多少，满足需要的充足的...
