档案员培训班讲义第一讲：归档文件整理规则一、概述：《归档案文件整理规则》是经全国档案工作标准化技术委员会第八次年会审查通过，正式批准为国家档案局推荐性行业标准。《归档文件整理规则》规定了以“件”为单位整理归档文件的方法。因此，实行了几十年的案卷级整理方法，完成了它的历史使命。归档文件的整理单位由“卷”改为“件”，档案界称为“文书立卷改革”。下面，我们来了解一下几个基本定义：二、基本定义：1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕的，应当作为文书档案保存的各种纸质文件材料。同学们要注意，这个定义是由三个要素组成：（1）本单位职能活动中形成的；（2）已办理完毕的；（3）应当作为文书档案保存的。同时还要注意：是指纸质文件材料。2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。3、件：归档文件的整理单位。一般以一份文件为一件。但是还要注意几种情况：正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原稿与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件。这几种情况是由几份文件组成，也是作为一件对待。三、整理原则：P1111、遵循文件的形成规律。2、保持文件之间的有机联系。3、区分不同价值。4、便于保管利用。四、质量要求：1、归档文件应齐全完整。2、破损的文件应予以修整。3、字迹模糊或易褪变的文件应予以复制。4、书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。前面的内容我们只要作个大概的了解一下就行了。下面，我们重点来学习“归档文件的整理方法”五、整理方法、步骤：整理方法、步骤我们分 10 步来讲。1、分清文件材料的年度（在几个年度的文件材料一次整理的情况下才有的一步。按照档案法的规定，档案是一年一整理，但是在实际工作当中，）。2、清除不须归档的文件材料主要有以下四种情况：（1）上级机关文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄送件等（2）重份文件。是指同一字号、内容的双份或多份文件。（3）同级机关文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送件（如：局与局之间的不需贯彻执行、不需办理文件材料），。（4）下级机关文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报件。3、装订（1）归档文件按件装订。一般以每份文件为一件。特殊情况按件的组合方法组合成一件。（2）件的组合：把应当...
