下载后可任意编辑企业归档案卷的质量制度12024 年 5 月 29 日下载后可任意编辑附件二 关于归档案卷的质量要求 总的质量要求: 遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值, 便于保管和利用
具体应做到以下几点: 一、 归档文件必须齐全完整
凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料, 均应收集归档
归档文件材料种类、份数及每份文件的页数, 均应齐全完整
二、 遵循文件的形成规律和特点, 层次分明
在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起, 不得分开;一个项目的材料, 要把项目从立项到结束形成的材料组在一起, 准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷
三、 卷内文件的排列: 卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不同情况进行排列, 密不可分的文件材料应依序排列在一起, 即:批复在前, 请示在后; 正件在前, 附件在后; 印件在前, 定稿在后; 会议记录依会议时间顺序排列, 会议文件要按文件的重要程度顺序排列, 重要的在前;一般工作形成的材料, 结论性的文件在前,依据性的文件在后; 产品销售合同应按销售产品种类组卷, 再按供货时间依序排列;上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷, 卷内文件依其重要程度排列
科技文件的排列执行 GB/T11822-89 国家标准
四、 区分不同价值: 各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价值
组卷过程中尽量根据不同的保管期限分别组卷
文件数量很少或一件事密不可分的文件,可不必因价值不同而拆开组卷
五、 跨年度材料的处理: 除产品、项目、设备、仪表、基建项目档22024 年 5 月 29 日下载后可任意编辑案外,不同年度的文件不能放在一起立卷, 但跨年度的请示与批复, 放
