8 归档文件整理指南 《归档文件整理规则》中使用的归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件。 一、归档文件整理方法的主要特点： （一）取消案卷、实行以“件”为单位进行装钉、整理、免去了组卷过程，不需装钉案卷；件，是归档文件的整理单位 （二）取消案卷目录和卷内文件目录，只编归档文件目录；不需编写目录号、案卷号。 （三）不需拟写案卷标题和填写案卷封面，只需填写档案盒脊背项目。 （四）每份文件加盖并填写“归档章”，按编号顺序装盒保管。 （五）归档文件可以随办随归，不需等到年终一次整理。 二、归档程序 1、 各 单位必须在文件正式签发时，打印出正式的纸质文件，附上经领导审阅签发的行文呈批表，连同相应的电子文件一起，交由档案人员按照本单位制定的文书材料的归档范围及保管期限表进行归档标识。由于各机关工作职能的发展和变化，所产生的文件材料与以往的有所不同，现提供 《东山区文书档案保管期限表》， 对于本保管期限表中没有涉及的本单位档案范围,各单位可本着①以《东山区文书档案保管期限表》为主②应归档的档案必须归入相应的类③“相近归类、本单位统一”的原则，对本单位档案保管期限表作出修订和增补来制定出本单位的档案保管期限表。 2、 经 标识后必须将文件在《森蓝文档管理系统》中进行文书档案目录著录，将相应的电子文件放入电脑指定的归档电子文件夹中。 9 3、 档 案室将附有行文呈批表的正式文件归档。 三、 归档文件整理步骤与要求 （一）步骤： 装钉（件）—分类—排列—编号—编目—装盒 （二）要求 1、 归 档时间：采用“随办随归”方法。对同一事由的材料可即时行文即时进行归档预处理（加盖归档章、可用铅笔填写归档章栏目等）， 待收集齐全后正式归档。纸质文件与电子文件同时归档。没有形成电子文件的材料的归档方法为：①会议记录、各种年终报表放在年底归档；②与本单位有直接关系的必须归档的收文，在加盖归档标识和进行文书档案目录著录后方传阅办理，档案员必须跟踪收回归档。 2、 归 档方法：按文件形成的时间顺序，以件 为归档单位整理归档。但有必要保持文件之间的关联性（即反映同一问题的文件材料可放在一起归档）。归档文件应一式二份，一份作档案保存，一份作文件汇编。 ⑴一份文件为一件。 ⑵各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件，报表册应将空白页去掉。 ⑶...
