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日资企业沟通要诀报告、联络、商谈

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2006 年,本刊连载日本企业“报、联、商”的商务沟通制度后,频频接到企业、学者的反馈信息。本文则通过作者的亲身经历,更具体地介绍了实施报联商的做法和应避免的局限性。 亲历“报、联、商” 日本企业大都注重企业文化的建设,都致力于营造有别于其他企业的独特文化。但是有一点是各个企业都非常重视的,那就是团队中的沟通。而商务沟通的基本要领就是报、联、商,尤其是对于刚到公司的新员工,沟通是非常重要的日常工作。 我刚到日资企业工作的时候,听到最多的是“报、联、 商”,做得最多的事情是写报告。开会后要写报告、会见客户后要写报告、出差回来要写报告,甚至打个电话后也要报告。除了事事报告,还有定期报告,大多数企业每周一次召开业务报告会,有的企业甚至要求员工把每天的工作内容都写成日报汇报给主管。 一天,日本主管吩咐我打个电话给客户,由于刚来公司不久,主管指示的内容非常具体、详细,按照他的指示完成打电话的工作应该不会出现任何问题,事实上我完成得也的确不错,工作很顺利。可是临下班的时候,主管问我电话打了没有,我回答打过了,他说你应该把打电话的情况报告给我,即使没有新情况需要报告,你也应该告诉我你打过电话了。当时还有些不理解,我即使告诉你打过电话了,你又能怎样?但是后来回想起来,从接收指令,到执行,再到反馈,刚好是工作的一个循环,“报告”履行了反馈的职责。这些做法从管理理论上根本不难理解,但是实际工作中却容易被忽视,日本企业就是在事无巨细的报告制度中培养员工的工作习惯的。 当“报、联、 商”成为一名员工的基本常识和自觉行动后,报告的形式就可以比较灵活。比如:不一定每天都报告,不一定事事都写书面报告,但是报告依然是日常事务性工作中所占比例相当高的一项内容。当我成为一名业务骨干的时候,我需要年轻员工协助我的工作,这时候我也开始了对新员工的“报、联、商”培养。就这样,“报、联、商”作为一项基本的商务沟通技能在日本企业员工中一代一代地传承着。 与西方社会“重视结果”的价值取向不同,日本企业普遍遵从“重视过程”的价值取向。认为一名员工只要工作态度积极、尽力了,无论结果如何都会给予比较高的评价,因为“谋事在人,成事在天”,结果的好坏很多时候不在个人的控制范围内。所以,员工们也愿意把工作的过程与上级和他人分享,告诉他人自己做了什么工作,工作状况如何,即使最终工作未能取得成功,也能获得理解。 2003 年,正是我...

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