酒店会议销售服务规范制度名称会议销售服务规范编号受控状态第 1 条目的。为做好会议销售工作，提高营销部会议销售业绩，提高客人对酒店会议服务的满意度，特制定本规范。第 2 条适用范围。本规范适用于会议销售服务管理工作。第 3 条会议营销人员在开始会议销售工作前需做好以下准备工作。1．各种会议原则上由营销部负责，涉及租场地、住房、宴会等方面的大型综合活动由营销部会同餐饮部、客房部等共同接洽承办。2．准备好有关推介资料，如会议价目表、会议宣传资料、餐饮菜谱、租用设备价目表与名片、洽谈记录簿等，并按时与客人见面。3．带领客人参观会议场地及设施，做好介绍性推销。第 4 条会议营销人员在进行销售洽谈时需注意以下事项。1．洽谈时要确认客房、餐厅、会场及康乐设施的使用，明确客人要求和价格、结款方式等事项。2．洽谈过程中， 针对客人提出的要求，如酒店方面因场地限制或其他因素无法满足时，一定要向客人解释清楚，请求客人的谅解，并提出合理的解决方案。3．洽谈结束前，确认洽谈要点，签订协议书，一式两份，双方各执一份。4．根据洽谈要求，填写会议接待通知、会议室使用通知、用餐通知等，按所涉及到的部门，一式多份，一份留存，其余送到有关部门，要求至少提前三天送达。第 5 条会议销售人员在会议期间需为客人提供以下服务，有效地提高客人的满意度。1．会议前一天，销售人员需与财务联系，了解会议方支付订金的情况，如未支付，要及时提醒对方。 对信誉欠佳者， 可采取相应的措施；对老客人可酌情放宽有关限制，确保收齐所有款项。2．会议预订情况如有变化，应及时填写变更通知单通知有关部门；细小变化可电话通知。3．会前一小时检查会场的布置情况。4．会议期间，全方位跟踪服务，了解客人的反映，及时处理与协调有关问题，保证客人满意。第 6 条会议结束后，会议营销人员需做好以下工作，提高客人的满意率与忠诚度。1．会议结束时，及时与前厅联系，确保收齐所有款项，处理可能出现的问题，如汇款到酒店则需经办人对所有款项签字确认。2．征求会务和参会者的意见，做好意见记录。3．整理各类会议销售、会议服务文件，并登记归档。4．为会议客人建档，注明所有细节，以便今后有针对性地推销。第 7 条本规范由营销部负责制定，经总经理审批后执行。第 8 条本规范自发布之日起生效。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期
