下载后可任意编辑酒店会议接待方案范本(一)会前工作:1、与会议主办方洽谈
2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价
3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所
4、与会议主办方确认会议接待方案
5、与会议主办方签订会议接待合同，顺便要定金
6、准备会议资料
(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务
)(二)跟进工作:1、机场、车站:专人、专车分批分时段按要求接站
2、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料，来客接待
3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务
4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间，确认 VIP 用房及整理记录有关信息
协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作
5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作
6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式
7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)
8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作
9、确认特别客人(如伟大的领导少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作
第 1 页共 12 页下载后可任意编辑10、协调会议期间的交通工具的安排
11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务
(三)会后工作:1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作
2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录
3、与会议主办者的费用结算工作
4、欢送代表工作
(四)会议的筹备工作:1、根据会议规模，确定接待规格
2、发放会议通知和会议日程
会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等
