会务管理系统解决方案 2010 年 8 月 22 日 第一章 项目概述 1.1 项目背景 随着互联网与信息、通信技术的迅速发展，政府、企业和机构的会议召开已突破了传统模式下同时、同地的制约，通过技术的手段将会议相关信息永久保留并加以利用，是会议管理所面临的新的课题。 1.2 会务管理现状 当前商务交流频频或是大型的政务会议等，有些是要收费会务，有些限人会务，加上人员来自五湖四海，给会务的组织管理加大了难度，变得千头万绪，因会议级别高、参会代表人员众多、来自全国各地，所以会务组织工作压力较大，会务组织人员难以凭记忆对参会代表进行准确辨认，因此，如何对参会代表进行有效的身份识别和统计成为了会议组织管理工作的一个重点。而会议的频繁举行也更 加加剧 了会议管理的难度，靠 简 单 的签 到 已经 不 能 满 足 管理的需 要了，不 可避 免 的疏 漏 就 在 所难免 了，客 户 的抱 怨 ，主 管的指 责 给会务人员的心 理压力加激 。 当前与会人员管理签 到 多数 是采 用人工签 到 方 式进行，效率 低 ，不 能 保证 准确性 ，且 不 便 自动 化 统计。 1.3 项目建 议目标 会务管理系 统从 会议管理的实 际 问 题出 发，通过对管理理念 与各种 技术的结合 ，实 现了各级政府单 位 的全面的会议信息管理，为政府的信息建 设 添 砖 加瓦 。在 此系 统平 台 上，按 照 会议管理的规 则 和相应 流程 为主 要依 据 ，从 会议前期 的策划 筹 备 阶 段，会议中 期 的会务管理和会议后 期 的评 估 总 结 管理，完 成了对会议信息全生 命 周 期 的记录 ，系 统还 结 合 了移 动 技术，一旦 会议被 确定 召开，相关的与会人员均 会收到 会议召开的短 信通知 ，明 确了时间 、地点等关键 信息，进而减 少了遗 忘 、迟 到 等现象 ，大大增 加了会议的执 行效率 。 在 提 供 了丰 富 功 能 的同时，会务管理系 统还 十 分 重视 网络 安 全问 题，通过各种 技 术 手 段 防 范 网 络 安 全 问 题 ， 大 大 降 低 了 系 统 被 恶 意 侵 犯 的 风 险 ， 使 会 议 文 档资 料 的 发 放 与 存 档 、 会 议 历 史 数 据 、 信 息 的 检 索 与 共 享 、 以 及 文 件 安 全 保 密 等 繁琐 的 管 理 工 作 变 得 自...
