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数字化信息通信技术的应用 一、档案〔文档〕生命周期与连续体理论 1.文档生命周期理论及其局限性。文档生命周期已经被视为一种理论，其概念是以提供操作纸质文档管理程序为框架和模型。该理论认为，文档不是静态的，而是有自己的生命，它的生命类似生物有机体的成长阶段与“年龄”之限。它们经受从出生〔文档创建或收集〕，成长为青年〔记录使用和维护〕，进入老年〔转移到档案库记录〕，然后死亡〔到期销毁〕的演化。文档的生命周期包括其当前使用和最终的命运，从产生到销毁的全过程。根据文档的内容和价值不同，档案会实行不同的保存期限，即寿命时间。而文档是档案的初始形式、生命之源，这是目前国内外专家注重文档管理的缘由之一，即在档案的生成阶段就把好关。紧接着，它历经创建、维护、储存、使用和处置等五种形式，形成一个完好的生命过程。同时在不同阶段又表现出不同的作用和工作要求，这是一个通过分阶段管理提升档案整体质量的过程。所以，每位档案管理者必需首先了解文档生命周期理论，以提高自己的有效管理能力。然而，文档生命周期描述的并非文件运动规律的全部[1]。近年来，生命周期的概念，始终受到很多负面的评论。首先，批判者指出，销毁不愿定是文档的全部归宿，有文档不“死”现象，即无限期保存，因为有持续的价值存在。其次，在“三种年龄”的生命周期阶段之间划分，极简洁凭借主观推断。其实文档的生命周期不是单向的从幼变老，而是根据实际使用的需要、价值的转变，会发生逆转和反复，生命形式可能会打乱。文档好比货币，可储存，也可重复循环使用，他们会产生恢复活动期，使用与存档可能会多次交替。生命周期模型不存在重复阶段，或者人为地省略某一阶段。再者，文档生命周期概念延续和记录之间存在人为的区分，由于单位经营宗旨和文档保存文化等缘由，专业视角之间档案和记录管理睬发生区分。此外，生命周期概念的批判者也认为，它过于集中记录物理实体的操作任务，特别是那些纸质文档的保管。纸质文档依靠规律结构，与纸质的物理存储相关联，很大程度上局限于传统的管理模式，缺乏现代创新。 2.连续体理论与信息通信技术的引入。而文档管理早在 20 世纪 80年月已快速引入信息和通信技术〔ICT〕，档案管理进入了一个全新的实践层面，产生了灵敏辩证的生命周期模型。这种新模型的发明，被称为连续体理论。该理论认为，档案和文档管理责任之间没有严格的界限。文档有创建、修改、归档、使用等任意处理的权限，不...