宴会会议各部接待流程一、市场销售部1.会议接待程序: 营销部在猎取客户有在酒店举办会议的意向信息后,应着手做以下工作: 1、及时与会务方负责人进行联络 (1）清楚了解会议性质（是否有重要嘉宾参加）及内容（包括：时间、人数、所需房间数、场地、形式及其他特别要求等）； （2）若属大型、重要的会议接待,在和客户商定有关接待细节后，应及时向陈总汇报情况，由陈总召开协调会议，统筹整个会议的接待工作. （3）各种会议原则上由市场营销部负责,涉及租场、住房、宴会等方面的大型综合活动由宴销部会同餐饮部、房务部、工程部等酒店涉及到的各部共同接洽承办. （4）先准备好有关推销资料，如会议室价目表、各式数据表、会议宣传资料，餐饮各类菜谱，租用设备价目表、名片、洽谈记录单位等并按时与客户见面。 (3）带领客户参观会议场地及设施做好介绍性推销。 2、会议洽谈中 （1）根据预订要求,查阅《宴会会议预订表》; （2）了解会议的性质议题、名称、时间、人数、举办单位、联系人、电话号码并准确地记录其要点。 （3)确定会场的地点、会议台型、会议议程，音响、灯光、投影 LED 屏、会场服务、项目，所需的横幅、会标、席位卡(需客人在场自己摆放)、告示牌(需特别注意：其各项内容必须准确无误，落实到每一个字）花草布置、签到台、会议鲜花、演讲台及鲜花，迎宾台等要求。 （4）确定用餐标准，提前确认菜单（待会务组客人确认菜单后,在其菜单上签字确认,后将菜单拿至中餐总厨处签字，以确保中餐厨房得知此项预定)，宴会人数、标准、地点、日期以及会议的茶水、水果点心、饮料等要求和价格标准。 (5)确定用房要求，如房间种类、间天数、日期、价格等。 （6）确定场租、设备租用以及其它娱乐配套设施的价格。 （7）确定支付方式，并要求会议方支付预算费用的 30％作为订金或 5000 元—10000 元不等. （8）确定参会人员泊位数，司机、陪同就餐休息地点. （9)尽量满足会议方要求,若有困难需事先向客人解释清楚，以免误会. （10）洽谈结束前,重复各项要点最终确定,签订《会议协议书》，一式二份，双方各执一份。根据洽谈要求,填写宴会会议接待 EO 单，宴销人员应根据宴会协议书上的详细资料提前于宴会开始前 3 日或更早下发宴会通知单至各相关工作联系部门，确保信息准确无误客的下发至酒店各部门，并由部门接收人签字确认;（需注明：餐饮部为出品部门，需要在 EO 单后附客人及中餐总厨签字菜单一份）。3、会议期间（...
