上海同泰火安科技有限公司董事长秘书岗位描述（2024-9-1 讨论稿）一、部门功能与职责表部门描述部门名称董事办组织代码(待定）:上一层主管：董事长直接主管： 董事长直接下属人员: 组织关系 主要功能是协助董事长处理各项事务的行政人员
主要功能包括:处理董事办日常工作事务、处理文件、组织安排及接见事项、相关会议工作、协助董事长对各部门工作的协调和工作任务下达
主要工作职责主要工作职责主要权责关系拟定/建议参加执行审核决定/批准1、董事长办公室文件分类整理及清洁维护
√2、董事长出差期间随行，并安排好吃、住、行的全部工作
√3、掌握好董事长的日常安排，做好接见访客预约及登记工作
√4、起草、打印、登记和存档董事办签发文件
√5、收发邮件、信函并及时交由董事办处理
√6、汇总各部门报销单等相关文件定时交由董事长签字确认
√董事长董事长秘书市场研发中心 营销中心人事顾问财务顾问市场顾问法律顾问董事长助理工程服务中心财务中心人事行政中心制造中心审计专员总经办 7、协助董事办对公司运作和各职能部门进行管理、协调内部各部门关系、任务下达
√8、下传董事长下达的任务目标,上传各部门情况、问题及意见
√9、配合董事长处理外部公共关系,必要时出席适量的宴会应酬
√10、跟进落实公司董事办会议等公司会议纪要
√11、起草整理公司董事办会议材料，及开会前必要的布置准备工作
√12、保守公司秘密
√二、部门权责关系的定义1、拟定—--起草、制定；2、建议---通常是指针对一个人或一件事的客观存在,提出自己的见解或意见，使其具备一定的改革和改良的条件，向着更加良好的、积极的方面去完善和进展；3、参加-—-介入和参加； 4、执行———按一定的规定、要求、结构、流程做事；5、审核——-按一定的规定、要求、结构、流程，为上一级主管审批提出预审意见;6、决定（批准）-—-对事情做出最终的批准或断定
