企业建设工程资料预归档要点VIP专享

企业建设工程资料预归档要点 一、引言 根据国家建设工程档案管理规定和标准要求，企业工程建设项目主管单位、部门应遵循文件资料“谁形成，谁归档”原则，及时指定专人负责工程建设项目全过程文件资料的收集、整理、立卷和归档工作。建设工程资料收集、整理等业务工作是一个渐进的过程，档案形成期间资料的完整性、准确性、系统性和有效性等四性情况不明朗，只能确定全宗号和类目，而无法准确确定档案的分类号、卷号和件号。现在企业建设工程资料管理要求既要保证日常收集、整理工作正常开展，又要保障资料随时查阅利用，这阶段就需要使用合理的工作方法对资料进行预归档，实现档案资料收集、整理、查阅利用的无缝连接，为最终归档案资料正式归档奠定基础[1]。 二、建设工程资料预归档的工作方法 不同企业档案资料的收集范围、归档以及分类号的编制要求不尽相同，但其遵循的国家档案管理规定和标准是相同的。在开展建设工程资料预归档工作中，应注意法律规范预归档工作程序，避开认为是预归档程序而轻视此项重要工作。因为，建设工程资料预归档工作是进行正式归档时最重要的基础工作，档案形成的信息数据都是源于此。主要工作程序如下。1.前期收文工作程序。建设工程未竣工前，建设工程资料的收集是连续不断的过程，在未形成最终的工程档案之前，其完整性和系统性是不明确的，临时无法分配常规档案分类号、卷号和件号对资料进行标识，此时前期的收文管理工作就显得尤为重要。建议指定专人负责或者兼职处理收文环节。根据要求，详细登记文件资料名称、来文单位名称、收文时间、密级、份数以及移交接收人签字，为资料分类做好准备，并明确文件移交接收责任以备遗失时查阅。2.文件资料预分类程序。收文后对建设工程文件资料进行预分类，文件资料一般会包含可行性调研、设计、批复、项目管理、施工以及监理等内容。在实践工作中，我们要求资料移交单位必须明确标明文件资料的类别及涉及的建设工程项目名称。一般采纳两种标注方式，各有优缺点，可选择使用。第一种方式：移交清单表格化方式。就是在移交清单中增加类别栏目，清楚标识出每份资料的目标名称或包含的各具体的项目名称（特别是同一份资料内容涉及多个项目）。其优点是纸面美观简洁，条理清楚。缺点是效率低，需要档案管理人员再次根据表格中的项目数据进行整理，核对每份资料的类别信息，然后开展预分类工作。其中难免有遗漏的信息，档案管理人员还必须跟踪到移交部门咨询资料类别情况，...