强化业务工作流程的秘诀时间管理 加班,有时候是业务繁忙,但更多时候是不懂得规划自己的业务流程
同样的工作性质和业务量,职场老人做起来为何比职场新人省时省力又好,与其说是经验值较高,不如说是因为经验,让老人更懂得如何规划安排手上的工作,因此比新人的效率要高
那么,上班族的业务时间管理要怎么培育
首先,你应该了解自己分内之工作细项,了解自己的核心业务执掌之主题,从每天/周/月/季/年的角度,找出所有你所负责之工作,与公司其他同仁的配搭关系,了解每一件事情的目的、功能、作法、配合单位等等
再来,最好的'作法,就是划一张图表,将工作细项表列清楚,把所有工作间的关系、主从顺序搞清楚,分出轻重缓急,抓出每项业务执行的最佳时段与所需时间,务必通透各种业务间彼此的配搭关系
第三,以周为单位,将自己每天的例行工作业务写下来,计算出所占据之时间,找出自己的业务执行流程/模式,(做成圆饼图最能评估自己在各项工作上所花的时间占比,做两个圆饼图,一个是实际工作时间占比,一个是工作项目所制造的收益占比,两相比较,就可知道哪些工作需要先做
)了解自己是否特别在哪些时段发呆(行程表中为空白之时段)
亦或者在哪些时段工作效率特别好
第四、谨记工作的核心目的,根据自己的业务执掌的轻重缓急,和工作细项所需时间和最佳工作时段,利用时段切割法,(例如以九十分钟为单位,规划自己的工作
九十分钟规划的好处是,三小时能切成两段,于是将上午分成两大段,下午分成三到四段)重新编排自己的日常业务流程表,做出最有效率的分配(记得必要的留白,简单说就是安排些可做可不做的工作,以应付可能的意外状况发生时需要弹性调整行程,例如时段四,忙碌时多出一个加班时段),务必安排最流畅的工作流程,不要出现得为同一健事情反复跑进跑出的现象
常常许多时间的浪费,就在不经意的疏忽与重复相同动作间流失
9:00~10:30 10:3