会议筹备方案的拟订 （一）相关知识 1.会议筹备方案的内容 （1）确定会议的主题与议题 会议的主题是指关于会议要讨论的问题、要达到的目的。 确定会议主题的要素有 3 点：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。 例：()的会议坚决不开 a.条件不成熟 b.目的不明确 c.议题过多 d.地点 答案：b 解析：明确的目的是开会的重点和关键 例：会议主题的确定应做到（） a.有切实依据 b.能结合本单位的实际 c.主题尽量细化 d.有明确的目的 答案：abd 解析：确定会议主题的要素有 3 点：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。 （2）确定会议的名称 （3）确定会议的流程：根据到会的主要领导，安排会议主持人；根据会议的主题，确定会议发言人； （4）确定会议的时间和地点 会议时间包括实际进行时间和会议过程中的体会时间。会议的最佳时间要考虑主要领导是否能出席而定，确定会议的长短 会议地点选择的重点是会场大小适中、地点适中。环境适中。交通方便，会议设施齐全 （5）确定会议所需的设备和工具 （6）确定会议文件的范围并做好文件的印制工作 （7）确定会议代表的组成 （8）确定会议的经费预算 （9）确定会议住宿和餐饮安排 （10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工 例：秘书人员应根据会议筹备方案的内容，做好会前的（） a.分工协作 b.统筹协调 c.统一汇报 d.综合检查 答案：abd 2.会议筹备方案的作用 （1）确保会议的周密组织 （2）确保会议服务质量和沟通协调到位 （3）确保领导意图得以贯彻执行。 3.电话会议及视频会议 （1）电话会议 电话会议是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地方的人员进行会议。 1）电话会议的沟通的特点 a．电话会议方便灵活准备时间短，回复迅速，是电子通信会议中花费最少的。 b．电话会议缺少身体语言，难以进行互动沟通，而且缺少文本，难以传递大量细节信息。 c．为了提高电话会议的效率可以搭配使用其他通信方式，增进信息的传输与沟通。 d．电话会议适用于分公司不远、规模不大的企业 2）电话会议信息工作的要求 a．准确发出开会信息 b．仔细分发会议书面信息材料 c．合理安排会场信息传输设备 d．按时接通电话 e．互相通报出席情况。 f．做好会议记录。（用录音电话系统记录会议信息） （2）视频会议 视频会议是利用通信网络传递图像和声音信号的一种...
