秘书有效倾听的艺术

秘书有效倾听的艺术 秘书有效倾听的艺术 作者/ 张东 古希腊哲人泰勒士说过： “多说话并不表明有才智。” 人有两只耳朵， 却只有一张嘴， 所以要多听少说。据国外学者讨论， 一般情况下，人在倾听时的效率大约仅有25％。可见， 倾听并不是一件容易的事， 大多数人都做不到认真倾听别人的说话， 这是因为大多数人忽视了倾听的重要性， 没有或很少受过倾听的训练， 在倾听过程中很难自始至终集中注意力。人们在倾听时容易受到各种干扰， 比如楼道里的喧闹声、房间内他人的说话声、电话铃声、打印机发出的声音等等， 都可能使我们分心， 使我们难以听清对方的说话。此外， 沟通环境中的各种干扰， 比如， 周围很嘈杂， 你对所谈内容缺乏兴趣， 对方有浓重的口音使你难以听懂， 对方使用了一些带有卑视性或令人反感的词语而使你产生厌恶情绪， 你的大脑疲乏等等。商务秘书工作中随时都要与人沟通， 如安排事务、接打电话、接待来客、辅助谈判等， 有效倾听是非常重要的。要听懂对方说话的真正意思，就必须让对方把话说完。让对方把话说完， 不仅能完整地听懂对方的意思， 也是对对方的尊重， 还可表现你的涵养。 一、倾听的作用 （一） 倾听可猎取重要信息， 增强解决问题的能力 通过倾听我们可了解对方要传达的消息，感受到对方的感情、沟通的背景和真实意图等，还可据此推断对方的性格目的和诚恳程度。通过倾听中的提问， 我们可以搞清不明之处，或是启发对方提供更完整的资料。耐心倾听，可以减少对方的防范意识， 得到对方的认同，甚至产生同感、知音的感觉， 从而促进彼此的沟通了解。倾听可以训练我们推己及人的心态，锻炼思考力、想像力和客观分析能力倾听有助于了解清楚事情的来龙去脉， 提出建设性意见， 提高专业技能和管理技能， 从而增强解决问题的能力。倾听可以激发制造的灵感， 世界上有不少发明制造就是听出来的。 例如钢盔的发明者就是从一次闲谈中获得灵感的。第一次世界大战期间， 法国的亚德里安将军到医院看望伤员， 听到几个伤员在闲谈中问一个人： “炮弹爆炸时， 你的头部怎么保护得好好的， 一点没受伤？” 那个人回答说：“当时我急了， 赶紧把一个铁锅扣到了头上。”亚德里安将军心里一动， 何不让战士都戴上金属制作的帽子！ 于是， 钢盔问世了。 （二） 倾听可掩盖自身弱点， 更易形成共识 善听才能善言。沉默可以帮助我们掩盖若干自身的弱点， 少发表意见可以...